Tái cơ cấu hay cải tiến?

Khi nghĩ đến việc sắp xếp lại tổ chức, các xếp nhà ta nghĩ ngay đến việc đầu tiền là “thay máu” hay một chương trình tái cơ cấu rất hoành tráng, tầm cỡ. Việc này cực kỳ rủi ro đối với hê thống quản trị, đôi khi không thành công có thể dẫn đến sự sụp đổ của doanh nghiệp.

Và kế đến bước tiếp theo nhờ tư vấn có khi chi phí lên đến hàng vài trăm triệu thậm chí hàng tỷ. Và thường thì các lãnh đạo nhà ta dùng tư vấn nước ngoài vì tư tưởng sính ngoại hay e sợ công ty trong nước không đủ trình độ???

Đành rằng các tổ chức tư vấn nước ngoài có kiến thức chuyên môn nghiệp vụ giỏi tuy nhiên họ chưa hiểu nhiều về văn hóa tổ chức VN, Có khi họ áp nguyên mô hình quản lý phát triển của ngoại quốc vào môi trường doanh nghiệp VN đang phát triển thì liệu có hiệu quả? Việc môi trường quản lý cần thời gian và công sức nghiên cứu để phù hợp thích ứng. Việc đó có thể gây ra xáo trộn trong tổ chức, cái đó gọi là sốc văn hóa tổ chức.

Hơn thế nữa, doanh nghiệp VN có thể bị đánh cắp bí mật kinh doanh khi ngoại quốc can thiệp quá sâu vào trong tổ chức mà ít doanh nghiệp đề phòng.

Thế đấy việc cải tiến doanh nghiệp mình lại dựa chủ yếu từ ngoại lực? vậy tại sao không dùng chính nội lực. “hiền tài là tài sản có thể đào tạo tại chỗ cơ mà”.

Theo mình nghĩ, việc cải tiến bắt đầu từ những việc rất nhỏ nhặt, từng việc từng việc một từ chính những con người bên trong tổ chức. Bởi vì bạn có xây dựng một mô hình tổ chức hiện đại hoàn hảo thế nào mà chính con người trong tổ chức không muốn thay đổi hoặc không theo kịp, thì công sức đó cũng chỉ nằm trên giấy, nó không tồn tại trong thực tế hoặc cải tiến rất chậm. Và nếu việc cải tiến lại từ chính những người bên trong tổ chức thì bạn ít bị vấp phải chống đối, biểu tình, không đồng thuận từ bên trong. Đồng thời bạn có thể phát huy tối đa được nội lực và tránh được những rủi ro sốc văn hóa khi tiến hành cơ cấu lại.

Việc cải tiến đơn giản chỉ bắt đầu từ câu hỏi “còn có thể tốt hơn không?” từ những công việc rất chi tiết và cụ thể. Ví dụ như:

1.  Văn bản lưu trữ có thể khoa học và trích lục nhanh chóng hơn không? Trước kia bạn mất ít nhất 30 phút để tìm được một hợp đồng gốc được lưu ở tệp hồ sơ nào không rõ, thì trong 5 phút bạn có thể tìm thấy nó không? và bằng cách nào?

2.  Trước khi phải mất 1 tháng từ khi nhận hồ sơ tuyển dụng cho đến trả lời kết quả phỏng vấn thì giờ làm trong 1 tuần có được không? Cần đơn giản, gọn nhẹ đi và nhanh hơn ở khâu nào?

3.  Bộ phận mua hàng phải mất ít nhất 2 tuần để mua vật tư, văn phòng phẩm, trang thiết bị cho tổ chức. Vậy rút xuống còn 1 tuần có được không? Nếu trong 1 tuần mà đáp ứng được đúng hạn và đảm bảo chất lượng cũng như giá cả cạnh tranh thì làm bằng cách nào?

4.  Kế toán mua hàng có thể phân biệt rõ ràng khi nào là tài sản khi nào là vật tư khi nào là trang thiết bị không?

5.  Bạn có thể đi làm đúng giờ không? Và để bạn đi làm đúng giờ thì công ty cần khuyến khích và đưa ra phương án chế tài như thế nào?

6.  Trên mỗi tài sản của công ty có thể đánh mã số kiểm kê tài sản không?

7.  Các loại biểu mẫu lưu hành có thống nhất được 1 bản duy nhất và dùng chung cho toàn hệ thống không?

8.  Trước kia bạn mất thời gian là 4 tiếng để soạn 1 hợp đồng thì 1 tiếng bạn có thể hoàn thành nó không?

9.  Trước kia bạn đánh 1 văn bản có tới 20 lỗi chính tả thì giờ giảm xuống còn 10 lỗi được không?

10.              …vv

Những câu hỏi trên chính là những điều nhỏ nhặt mà các nhà lãnh đạo ta thường ít khi đặt câu hỏi. Họ bắt đầu từ xây dựng hệ thống bao gồm: chính sách, qui định, quy trình…rất vĩ mô mà quên đi rằng tổ chức của họ phát triển được từ những điều nhỏ nhặt tầm thường. Nó chỉ bắt đầu bằng 2 từ “cải tiến”

---

Rất cám ơn Quý anh/chị đã đồng hành cùng VICC trên con đường cải tiến doanh nghiệp Việt.

CÂU LẠC BỘ KIỂM SOÁT NỘI BỘ VICC
THE VICC INTERNAL CONTROL CLUB

- Đăng ký tham gia sinh hoạt câu lạc bộ

- Cần biểu mẫu các loại qui trình hay tài liệu về kiểm soát nội bộ theo chuẩn quốc tế

- Muốn hợp tác và trao đổi về chuyên môn kiểm soát nội bộ

Xin vui lòng liên hệ:
TRẦN THỊ HẠNH MAI
CHỦ TỊCH CÂU LẠC BỘ
- Điện thoại : +84 938699 246
- Thư điện tử : internalcontrolvietnam@gmail.com

- Blog chia sẻ kinh nghiêm kiểm soát nội bộ: 

  http://kiemsoatnoibovicc.blogspot.com

- Blog chia sẻ kiến thức kiểm soát nội bộ:                

   http://internalcontrolvicc.blogspot.com

- Trụ sở: 72 Trương Công Định, P14, Q Tân Bình