Làm thế nào để đạt được sự đồng thuận trong tuân thủ qui trình

Có bạn viết mail về cho mình nói việc bạn ấy dẫn dắt mọi người làm việc theo qui trình rất là khó khăn. Mình xin trích một đoạn từ email:“KHÂU NHÂN SỰ CỦA YẾN MỚI THÀNH LẬP VÀO ĐẦU NĂM NAY NÊN CÒN "TRẺ" QUÁ. ĐƯA MỌI NGƯỜI VÔ KHUÔN KHỔ MỆT LẮM CHỊ CỨ NHƯ LÙA VÀO CHUỒNG VẬY VÌ MỌI NGƯỜI QUEN TỰ DO RỒI”

Thật vậy!

Thường thì người ta làm việc theo thói quen và kinh nghiệm, theo khẩu lệnh, không theo qui trình. Nên đưa họ vào làm việc theo qui trình sẽ mất thời gian đầu là họ không chịu hợp tác, họ cảm thấy khó chịu và thậm chí là chống đối. Nhưng dần dần quen họ sẽ vào khuân khổ thôi.

Bạn có thể được sự đồng thuận của cấp trên đồng ý phê duyệt làm việc theo qui trình. Nhưng nếu như không đạt được sự nhất trí từ cấp dưới, nhân viên và đồng nghiệp thì cản trở để bạn đến mục tiêu là rất lớn. Chúng ta không thể làm việc một mình, chúng ta cần có đồng đội. Qui trình là chuỗi công việc gồm rất nhiều khâu. Nếu chỉ mình bạn thực hiện mà họ không thực hiện thì qui trình tự động bị phá vỡ. Vì vậy kỹ năng thuyết phục là cần thiết lắm. Đành rằng cấp trên ủng hộ, tuy nhiên bạn cũng không thể mang qui trình và lệnh sếp mà dội xuống  họ, ép họ tuân thủ được. Người ta chỉ có thể làm theo nếu tự người ta muốn làm việc đó thôi bạn à.

Vậy làm thế nào để đạt được sự đồng thuận của mọi người?

Đầu tiên thì qui trình đó phải do họ tham gia lập: nghĩa là bạn nên phát động một phong trào hay một cuộc thi hay là trưng cầu ý kiến về xây dựng qui trình trong công ty bạn. Có giải thưởng, khen thưởng hoặc một hình thức khuyến khích nào đó thì càng tốt. Điều đó để nói nên rằng công ty tôn trọng ý kiến của họ và theo tâm lý thì tự họ đề ra thì rõ rằng họ sẽ thực hiện.

Thứ hai là yêu cầu họ viết cam kết thực hiện nghĩa là một lần nữa nhắc nhở họ về việc tuân thủ qui trình.

Thứ ba là sẽ có biện pháp chế tài rõ ràng đối với các trường hợp vi phạm không tuân thủ qui trình. Cái đó gọi là QUY CHẾ. Nhớ rằng qui chế này cũng để họ tham gia soạn thảo.

Thứ tư là: đưa việc tuân thủ qui trình vào trong đánh giá thành tích tháng, quí, năm luôn…

Mình mới chỉ áp dụng những biện pháp này thôi. Bạn còn biện pháp nào hay thì chia sẻ nhé!

Mình xin nhấn mạnh ở đây rằng bất kỳ khi làm công việc gì thì giai đoạn đầu cũng sẽ sóng gió, vượt qua giai đoạn này thì mới ổn định được. Đó là tùy thuộc vào quyết tâm và kiên nhẫn của quản lý. Nếu không có đủ ý chí thì chỉ làm theo qui trình một thời gian, nản quá sẽ bỏ, qui trình bị phá vỡ và rồi trở về lộn xộn như cũ. Mình đã từng đứng trước hàng trăm công nhân viên đình công trước nhà máy và công trình, nhưng mình vẫn quyết tâm không nhân nhượng. Họ thấy mình quyết tâm họ cũng nản và đành thuân thủ. Có rất nhiều cách khác nhau từ cứng rắn và mềm mỏng, tùy vào văn hóa tổ chức và cách thức quản lý của từng công ty mà áp dụng. Có điều kiên định đi theo định hướng mình nghĩ là cốt lõi của vấn đề.

Bạn cũng nên nhớ rằng ngoài việc thay đổi thói quen làm việc của họ thì còn một nguyên nhân họ không chịu làm việc theo qui trình là họ đang gian lận. Nghĩa là việc làm theo qui trình sẽ phơi bày ra những thất thoát của công ty. Và họ sẽ phải chịu trách nhiệm thậm chí là bị đuổi việc hoặc nhẹ nhất thì họ mất đi khoản thu nhập lậu. Vậy là thêm một lý do khiến họ không hành động theo chỉ đạo của cấp trên. Mà nguyên nhân này mới thật sự đắt giá, nguyên nhân chính chủ yếu.

Tóm lại dù bạn làm bằng cách nào thì bạn chỉ có thể đạt được sự đồng thuận khi bạn trả lời cho cả cấp trên và đồng nghiệp của bạn câu hỏi sau:

TẠI SAO TÔI PHẢI LÀM  VIỆC THEO QUI TRÌNH? VÀ KHI LÀM VIỆC THEO QUI TRÌNH TÔI ĐƯỢC LỢI GÌ?

Trên đây chỉ là nhìn nhận của mình , mong mọi người chia sẻ thêm.

---

Rất cám ơn Quý anh/chị đã đồng hành cùng VICC trên con đường cải tiến doanh nghiệp Việt.

CÂU LẠC BỘ KIỂM SOÁT NỘI BỘ VICC
THE VICC INTERNAL CONTROL CLUB

- Đăng ký tham gia sinh hoạt câu lạc bộ

- Cần biểu mẫu các loại qui trình hay tài liệu về kiểm soát nội bộ theo chuẩn quốc tế

- Muốn hợp tác và trao đổi về chuyên môn kiểm soát nội bộ

Xin vui lòng liên hệ:
TRẦN THỊ HẠNH MAI
CHỦ TỊCH CÂU LẠC BỘ
- Điện thoại : +84 938699 246
- Thư điện tử : internalcontrolvietnam@gmail.com

- Blog chia sẻ kinh nghiêm kiểm soát nội bộ: 

  http://kiemsoatnoibovicc.blogspot.com

- Blog chia sẻ kiến thức kiểm soát nội bộ:                

   http://internalcontrolvicc.blogspot.com

- Trụ sở: 72 Trương Công Định, P14, Q Tân Bình