THÀNH VIÊN VICC TRAO ĐỔI:
- Chị Th chia sẻ: Trưởng phòng kiểm soát nội bộ của chị
khi kiểm tra ra sai phạm thì hay la mắng và chỉ trích nhân sự các phòng ban
khác. (HCM ngày 06/12/2015)
- Anh Ng chia sẻ: các bạn làm kiểm soát nội bộ đi kiểm
tra mọi người mà họ làm như họ là “khâm
sai đại thần” mang “thượng phương bảo kiếm” ấy. Đi kiểm tra mà bắt mọi người
làm theo ý của mình chứ không theo quy trình của tổ chức. (HCM ngày 10/12/2015)
KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRẢ LỜI:
Nếu là kiểm soát nội bộ mà bắt đầu với chỉ trích,
phê phán…thì đó là một ngày làm việc bão tố…hì hì
Mình xin trao đổi tình huống của hai bạn ở 2 góc độ
sau:
XÉT VỀ QUY TRÌNH KIỂM SOÁT TỔ CHỨC
Việc của Kiểm soát nội bộ là nhìn nhận, quan sát, sau đó ghi nhận lại rồi
báo cáo lại Trưởng phòng/Trưởng Bạn kiểm soát thôi. Nghĩa là họ là một bộ phận
độc lập quan sát khách quan hoạt động của tổ chức. Theo quy trình
thì họ không có quyền can thiệp và xử lý trực tiếp sai phạm. Họ chỉ
đánh giá tình hình kiểm soát nội bộ và đưa phương án cải tiến. Từ phương án cải
tiến đó sẽ được gửi
cho các quản lý cấp cao như: Hội đồng quản trị (hoặc Hội đồng thành viên), Ban
giám đốc, Tổng giám đốc hoặc giám đốc…xem xét. Với những ý kiến CẢI
TIẾN được phê duyệt thì từ đó CEO/Giám đốc
tác nghiệp phối hợp với các Chủ quy trình (thường là Trưởng các phòng ban)
đưa vào quy trình hoạt động, chính sách, thủ tục của công ty. Trong môi phòng
ban chức năng hoặc Người chủ quy trình có Giám sát trực tiếp thì anh/chị này được quyền
can thiệp xử lý sai phạm của người lao động trong quá trình làm việc.
Do đó tình huống anh/chị đưa ra là Kiểm soát nội bộ trực tiếp xử lý (tức là la mắng, chỉ trích) những sai phạm của người lao động là sai. Theo quản lý chiều dọc từ cấp trên xuống cấp dưới nghĩa là người lao đông chịu sự quản lý điều hành của cấp trên của họ (tức là những người chủ quy trình), còn kiểm soát nội bộ tham gia vào quá trình điều hành là không đúng về mặt thông tin quản lý. Hậu quả là sẽ gây xung đột và rối loạn hệ thống thông tin đã được thiết kế trong tổ chức. Kiểm soát nội bộ chính là quản lý theo chiều ngang, nghĩa là quản lý theo quá trình hoạt động, họ gián tiếp, từ bên ngoài dõi theo hoạt động dòng chảy của công việc.
Ví dụ: Trong việc đi kiểm tra phòng mua hàng, thấy viên
mua hàng ghi sai giá trị hợp đồng. Thì kiểm toán nội bộ tùy từng trường hợp sai phạm nặng hay nhẹ
có thể đưa ra mức phạt vi phạm theo quy chế hoạt động của doanh nghiệp. Nếu
chưa có quy chế phạt thì họ đề xuất quy chế phạt. Như vậy là việc đưa ra hình
thức phạt không tuân thủ là công việc của Kiểm toán nội bộ chứ không phải công
việc của ông Kiểm soát nội bộ.
Còn kiểm soát nội bộ khi thấy sai sót. Kiểm soát nội bộ không có quyền la mắng hay chỉ trích hay yêu cầu họ làm lại cho đúng. Mà Kiểm soát nội bộ lúc này chỉ thu thập chứng cứ và ghi nhận sai phạm vào lịch trình kiểm soát. Sau đó họ thống kê toàn bộ sai phạm và đánh giá, xếp loại tình hình kiểm soát trên báo cáo kiểm soát. Sau nữa là họ tìm phương án phòng ngừa không cho việc ghi sai giá trị hợp đồng có thể xảy ra nữa. Trong tình huống này có thể có 2 trường hợp xảy ra:
- Trường hợp nhân viên cố tình ghi sai để trục lợi thì họ sẽ đề xuất có ý kiến cho tuyển thêm một Giám sát mua hàng vào cơ cấu tổ chức, giám sát mua hàng làm nhiệm vụ kiểm tra giá trị hợp đồng trước khi trình Giám đốc mua hàng ký; Khi trên sơ đồ tổ chức có chức vụ giám sát mua hàng rồi, thì việc của anh chị này là kiểm tra kết quả hay quá trình làm hợp đồng của nhân viên mua hàng. Anh/chị này mới có quyền can thiệp trực tiếp vào công việc lập hợp đồng. Nếu họ làm sai anh/chị này có quyền điều chỉnh cho đúng. Còn kiểm soát nội bộ không có quyền trực tiếp điều chỉnh sai phạm trên hợp đồng mà họ chỉ ghi nhận và báo cáo lại cấp có thẩm quyền để phối hợp CẢI TIẾN tổ chức.
- Trường hợp nhân viên mua hàng do cẩu thả mà ghi sai giá trị hợp đồng: Kiểm soát nội bộ đề xuất phương án là thay đổi trên quy trình làm việc đó; yêu cầu nhân viên mua hàng đọc lại ít nhất 3 lần hợp đồng trước khi chuyển giám đốc mua hàng ký. Việc này nhằm hạn chế sai sót có thể xảy ra.
Vậy từ ví dụ trên ta hiểu rằng Kiểm soát nội bộ họ
đánh giá ở tổng thể hoạt động tổ chức chứ không đi sâu vào từng sự vụ nhỏ nhặt.
Họ can thiệp gián tiếp để đưa phương án CẢI TIÊN chứ không trực tiếp can thiệp
vào hoạt động
XÉT VỀ KỸ NĂNG MỀM CỦA KIỂM SOÁT NỘI BỘ
Khi phát hiện ra sai phạm của các phòng ban chức
năng mà kiểm soát nội bộ chỉ trích, phê phán, la mắng họ là chưa hợp lý.
Ví dụ: khi đi kiểm tra hợp đồng của phòng mua hàng,
thấy họ trình bày sai lỗi chính tả nhiều hoặc là không đúng các quy định của
pháp luật. Kiểm soát nội bộ sẽ đưa ý kiến cải tiến trên lịch trình kiểm soát
là có thể cho nhân viên đi học lớp lập hợp đồng theo chuẩn quốc tế, gửi nhân
viên đi học lại kỹ năng đánh văn bản. Tức là thay vì la mắng, chỉ trích, trừ lương, đuổi việc
thì họ chọn cách đào tạo lại nguồn nhân lực là cách làm thông mình
và hợp lý hơn. Phạt người lao động vừa gây tâm lý bất an và gia tăng xung đột
trong tổ chức, đồng thời cũng có thể gây mất đoàn kết nội bộ mà hiệu quả chưa
chắc đã đạt được.
Nên nhớ rằng kiểm soát nội bộ mang sứ mệnh CẢI TIẾN
chứ không phải là “đao phủ” chuyên đi soi mói. Nên chúng tôi xác
định tình huống anh/chị trao đổi là một ví dụ cho việc thiết kế sai hệ thống kiểm soát nội bộ
----
Người trả lời (11/12/2015):
Ms Trần Thị Hạnh Mai, Trưởng Ban R&D, VICC
Kiểm soát nội bộ, CFA
(Vui lòng ghi rõ nguồn của VICC)----
HỘI
THẢO KIỂM SOÁT NHÂN SỰ:
PHƯƠNG PHÁP THẨM ĐỊNH HIỆU SUẤT LÀM VIỆC VÀ PHẢN HỒI
Vào đường link sau để đăng ký tham dự chương trình:
KHÓA KIỂM SOÁT TỔ CHỨC LEVEL 1
Vào đường link sau để đăng ký tham dự:
---
Rất cám ơn Quý anh/chị đã đồng hành cùng VICC trên con đường cải tiến doanh nghiệp Việt
CÂU LẠC BỘ KIỂM SOÁT NỘI BỘ VICC
THE VICC INTERNAL CONTROL CLUB
Trụ sở: 72 Trương Công Định, P14, Q Tân Bình
Web: http://kiemsoat.weebly.com
Đăng ký tham gia sinh hoạt câu lạc bộ Kiểm Soát Nội Bộ VICC hoàn toàn miễn phí tại đường link sau: http://goo.gl/forms/ypPj1PNTM5
Cần hợp tác và trao đổi về chuyên môn KIỂM SOÁT NỘI BỘ xin liên lạc:
CHỦ TỊCH CÂU LẠC BỘ
TRẦN THỊ HẠNH MAI
Điện thoại: +84 938 699 246
Thư điện tử: internalcontrolvietnam@gmail.com
Facebook: https://www.facebook.com/tranthihanhmaivicc
Skype: tranthihanhmai
Blog (chia sẻ kinh nghiệm kiểm soát nội bộ):
Blog (chia sẻ kiến thức kiểm soát nội bộ):
Blog (hỏi đáp về kiểm soát nội bộ):
Blog (các khóa chia sẻ kiểm soát nội bộ):
Blog (chia sẻ kiểm soát mua hàng và chuỗi cung ứng):
http://purchasingandsupplychaincontrolvicc.blogspot.com
Blog (chia sẻ kiểm soát nhân sự):
Blog (chia sẻ kiểm soát cấu trúc tổ chức):
Blog (chia sẻ kiểm soát văn hóa tổ chức):
Blog (chia sẻ kiểm soát hoạch định):
Blog (học bổng kiểm soát):
