KIỂM SOÁT NỘI BỘ VICC: tháng 8 2015

Thứ Năm, 13 tháng 8, 2015

QUẢN LÝ THEO HÀNG NGANG – QUẢN LÝ THEO QUY TRÌNH

QUẢN LÝ THEO HÀNG NGANG – QUẢN LÝ THEO QUY TRÌNH

Vì là thư ký phòng mua hàng nên mình có điều kiện tiếp xúc với toàn bộ hồ sơ tài liệu của phòng. Là nhân viên mới vào, mình thấy lộn xộn mình sắp xếp cho gọn gàng lại. Phải mất 2 tuần bơi trong mớ hỗn độn để đặt chúng theo trình tự ngày tháng và nội dung công việc vào mỗi tệp riêng.

Tình cờ có một loại duy nhất mình mà mình không biết để chúng vào với tệp văn bản nào. Tiêu đề của nó là QUY TRÌNH. Thật sự là trước đó có làm việc cho tập đoàn nổi tiếng VN và cũng đình đám trên sàn giao dịch chứng khoán, cũng chưa gặp cái giống tiêu đề như này. Rồi mình đọc chi tiết, ồ, nhớ ra rồi, trong tài liệu ISO bạn bè gửi cho thì có từ này, nhưng đọc ISO chỉ là tham khảo nên cũng không nhớ chi tiết nó vì có dùng đến đâu vì mình vốn là dân kinh doanh. Mà sao nội dung nó ghi thì hình như QUY TRÌNH là các bước để thực hiện công việc của phòng mua hàng.

Mình bắt đầu quan sát công việc hàng ngày của nhân viên trong phòng mua hàng so với chỉ dẫn trong quy trình. Có một câu hỏi đặt ra là sao có lúc họ thực hiện đúng, có lúc họ không thực hiện đúng như trong quy trình. Trong quy trình yêu cầu 5 biểu mẫu: đề nghị mua hàng, báo giá của nhà cung cấp, hợp đồng, tạm ứng mua hàng, phiếu nhập kho, phiếu chi

Tại sao trong hồ sơ lưu không đầy đủ 5 biểu mẫu trên?

THẮC MẮC 1: Phiếu nhập kho biến đi đâu?

Trong quy trình ghi phải có phiếu nhập kho tại nhà máy sản xuất thì mới thanh toán tiền cho nhà cung cấp, mà sao tập hồ sơ này không có phiếu nhập kho mà đã có phiếu chi tiền?

THẮC MẮC 2: Giấy đề nghị mua hàng biến đi đâu?

Sao phiếu chi tiền này do kế toán lập, có phiếu nhập kho mua hàng từ nhà máy chuyển đến nhưng tại sao lại không có giấy đề nghị mua hàng của nhà máy sản xuất?

THẮC MẮC 3: Báo giá của nhà cung cấp ở chỗ nào?

Trong đề nghị mua bu- long chỉ có giấy đề nghị mua hàng, phiếu nhập kho, phiếu chi mà sao không có báo giá của nhà cung cấp.

Sau khi liên hệ đối chiếu văn bản chứng từ với phòng ban khác, mình đã có kết quả.

Ban đầu ngây thơ, mình còn cằn nhằn anh đồng nghiệp là sao lưu trữ không khoa học gì vậy? Đúng là để cho đàn ông lưu trữ như một ma trận…oài…Nhưng đằng sau nó lại là lý do khác. Họ đã cố tình lộn tung giấy tờ lưu trữ để không bị phát hiện.

THẮC MẮC 1: Phiếu nhập kho biến đi đâu?

Nó chẳng biến đi đâu cả, vì thật sự không có phiếu nhập kho. Phòng kế toán và phòng mua hàng đã lập đề nghị mua hàng giả, mạo chữ ký của phòng sản xuất. Kê khống nhu cầu mua hàng để cùng chia cho nhau số tiền gian lận trong phi vụ đó. Do cấp trên chỉ đọc báo cáo nhập kho trên excel mà không kiểm tra chi tiết từng phiếu nhập kho nên không biết vụ này. Kho hàng 6 tháng mới kiểm kê 1 lần thì lấy đâu số liệu mà so sánh giữa sổ sách và thực tế? mà có kiểm kho thì các ông kiểm kho cũng bàn nhau hợp thức hóa số liệu để cùng “chung chi”

THẮC MẮC 2: Giấy đề nghị mua hàng biến đi đâu?

Nó không bị thất lạc đi đâu cả mà bởi vì khi chi tiền, kế toán đã dùng một đơn mua hàng cũ đã chi tiền rồi, đi phô tô, kẹp vào phiếu chi tiền và thế là họ đã hô biến kê lên một khoản mua hàng giả để cùng chia nhau tiền “đút túi riêng”. Do phiếu mua hàng không có mã số nên không thể phân biệt được 2 cái giống nhau, ngày tháng bị che đi điền ngày tháng mới. Vì trong quy trình thanh toán của phòng kế toán không yêu cầu giấy đề nghị mua hàng là gốc mới được chi tiền.

THẮC MẮC 3: Báo giá của nhà cung cấp ở chỗ nào?

Bởi vì báo giá của nhà cung cấp là 16.000đ/cái, mà phiếu chi là 18.000đ/cái. Nghĩa là phòng mua hàng đã kê giá 2.000đ/cái để gian lận vài triệu tiền kê giá. Vì vậy họ đã báo miệng cho phòng kế toán mà không kẹp báo giá khi thanh toán tiền. Trong quy trình yêu cầu chỉ cần có phiếu nhập kho là kế toán chi tiền mà có yêu cầu kèm báo giá đâu?

Sau một loại phát hiện sai sót và gian lận, trong quy trình đã thay đổi là yêu cầu đầy đủ 5 biểu mẫu của quy trình mới được thanh toán tiền cho nhà cung cấp. Chỉ cần 1 cải tiến nhỏ là làm việc theo quy trình mà đã giảm được tới 20% chi phí.

Vậy là đã rõ rồi. Làm việc theo quy trình tránh được gian lận, thất thoát . Trước giờ quản lý của ta chỉ quen quản lý theo hàng dọc tức là từ cấp trên xuống cấp dưới mà xao nhãng hoặc chưa trú trọng tới quản lý theo hàng ngang – tức là theo quy trình làm việc.

Bạn có muốn biết thiết kế một quy trình như nào cho hiệu quả?

Xin mời bạn tham dự họp mặt với CÂU LẠC BỘ KIỂM SOÁT NỘI BỘ VICC để cùng tìm hiểu

- Chủ đề: THIÊT LẬP QUY TRÌNH LÀM VIỆC

- Đăng ký tại đường link sau đây:

http://goo.gl/forms/B4ep3cm6iX

---

Rất cám ơn Quý anh/chị đã đồng hành cùng VICC trên con đường cải tiến doanh nghiệp Việt

CÂU LẠC BỘ KIỂM SOÁT NỘI BỘ VICC

THE VICC INTERNAL CONTROL CLUB

Trụ sở: 72 Trương Công Định, P14, Q Tân Bình

Đăng ký tham gia sinh hoạt câu lạc bộ Kiểm Soát Nội Bộ Việt Nam (VICC) và tìm hiểu về thêm thông tin về câu lạc bộ vui lòng liên hệ:

THƯ KÝ CÂU LẠC BỘ

Thư điện tử : viccthukysukien04@gmail.com

Cần biểu mẫu các loại qui trình hay tài liệu về kiểm soát nội bộ theo chuẩn quốc tế hoặc muốn hợp tác và trao đổi về chuyên môn KIỂM SOÁT NỘI BỘ xin liên lạc:

TRẦN THỊ HẠNH MAI

CHỦ TỊCH CÂU LẠC BỘ

Điện thoại: +84 938 699 246

Thư điện tử: internalcontrolvietnam@gmail.com

Blog chia sẻ kinh nghiệm kiểm soát nội bộ:

http://kiemsoatnoibovicc.blogspot.com

Blog chia sẻ kiến thức kiểm soát nội bộ:

http://internalcontrolvicc.blogspot.com

Blog hỏi đáp về kiểm soát nội bộ:

http://hoidapkiemsoatnoibovicc.blogspot.com

Thứ Tư, 12 tháng 8, 2015

Thời gian và cuộc chiến quan liêu giữa các phòng ban trong tổ chức.

KIỂM SOÁT QUY TRÌNH LÀM VIỆC!

Thời gian và cuộc chiến quan liêu giữa các phòng ban trong tổ chức.

----

Nhân viên thì cứ xì xào rằng chẳng thấy cô kia làm gì cả, nó đúng là COCC có khác, làm việc như đi dạo chơi...kaka...Họ đã không hiểu được công việc của tôi là tìm hiểu nguyên nhân:

Tại sao các đơn mua hàng luôn giao chậm 2 tuần?

Lý do là đâu?

Họ giải trình thế này:

Phòng sản xuất đổ cho phòng mua hàng mua chậm, phòng mua hàng đổ cho phòng sản xuất đề nghị mua hàng gấp nên họ không có nhiều thời gian cho việc chuẩn bị và quay lại đổ cho phòng kế toán chậm chuyển tiền. Phòng kế toán đổ cho sếp đi công tác không ký được lệnh chi…Một mớ hỗn độn, sếp nghe xong tưởng lỗi của mình và bỏ qua.

Và KIỂM SOÁT NỘI BỘ VÀO CUỘC

Thế là ban ngày mình đến công ty chỉ là QUAN SÁT, những công việc phân tích số liệu và thống kê để dành ngoài giờ làm việc.

Tôi đã ghi chép và thống kê trên excel LỊCH TRÌNH ĐƯỜNG ĐI trên mỗi TRẠM DỪNG CHÂN của tài liệu ở các phòng ban dựa trên ngày tháng ký duyệt

1 tháng sau trên số liệu phân tích tôi thấy có điểm nghi ngờ rất lớn?

- Tại sao 80% các văn bản phê duyệt lại không đề ngày tháng?

- Tại sao giao hàng luôn chậm 2 tuần mà đánh giá các nhân viên cho phòng mua hàng vẫn tốt và được thưởng?

Phân tích trên 20% tài liệu còn lại cho thấy:

TRẠM 1:

Tại sao phải mất những 5 ngày cho việc chuyển ĐỀ NGHỊ MUA HÀNG từ dự án về trụ sở?

Tôi lướt xuống bàn thư ký, ngày nào cũng có những anh mang tài liệu hoặc giấy tờ của dự án lên để trên bàn của cô thư ký công ty, rồi cô ta phân cho các phòng ban, nếu cô ta bận đi công chứng giấy tờ thì anh ta sẽ phải ngồi đợi cả buổi, giao xong rồi ngồi đợi người có thẩm quyền xét duyệt đóng dâu rồi mang về. Tôi vờ xuống đề nghị thư ký mua một số văn phòng phẩm và bắt chuyện thì biết anh ta vài ngày mới mang tài liệu đi một lần và tập hợp tất cả các bộ phận của dự án đi một thể cho tiện. Đây chính là mấu chốt của vấn đề VÀI NGÀY ANH TA MỚI ĐI 1 LẦN. (bảo sao mất 5 ngày tài liệu mới được chuyển đến)

Nghĩa là ngoài việc lãng phí thời gian chờ đợi thì lại mất thêm một khoản chi phí về lương trả cho một anh ĐƯA THƯ trong công ty.

TRẠM 2:

Mất 1 ngày tại cô thư ký tổng công ty để đóng dấu tiếp nhận văn bản.?

Tại sao các giấy tờ các phòng ban không chuyển thẳng trực tiếp cho nhau mà lại thông qua cô thư ký, nếu cô ta bận hoặc nghỉ hoặc quên thì tài liệu ùn tắc ở đây.

TRẠM 3:

Tại sao phải mất 2 ngày cô thư ký mua hàng mới thấy trưởng phòng mua hàng xét duyệt đề nghị mua hàng?

À, với 1 ngày tiếp nhận không quá 10 đơn hàng thì không phải lý do nhiều việc hay không đủ thời gian mà là QUAN LIÊU. Nếu các xét duyệt mua hàng muốn chuyển nhanh thì phải “chung chi” hoặc “nịnh” cô ta mới chuyển nhanh cho cấp trên xử lý.

TRẠM 4:

Tại sao việc mua hàng chỉ diễn ra trong 1 hoặc 2 ngày? là bởi vì trên ĐỀ NGHỊ MUA HÀNG của phòng sản xuất là cần sau 9 ngày nữa, nhưng phòng mua hàng nhận được đề nghị mua hàng đã là ngày thứ 7 thì chỉ còn 1 ngày để thực hiện mua và 1 ngày để giao hàng. Đây là một điều không tưởng để thực hiện.

Câu hỏi đặt ra ngoài việc chậm trong quá trình VẬN CHUYỂN TÀI LIỆU xét duyệt đề nghị mua hàng, thì tại sao phòng sản xuất không đề nghị sớm hơn mà mãi sát nút mới đề nghị?

Khi phòng mua hàng không còn kịp thời gian để mua hàng thì Phòng sản xuất đã gửi sẵn danh sách nhà cung cấp cho phòng mua hàng qua “cửa sau” để họ khỏi phải tìm kiếm chi cho mệt, lựa chọn trong những nhà cung cấp đó xong rồi họ “chung chi” hoa hồng 5% từ nhà cung cấp trích cho. Vấn đề ở chỗ phân chia 5% này như thế nào cho hợp lý là một cuộc chiến giữa các phòng ban vì kế toán cũng muốn có phần của mình trong con số 5% béo bở đó. Nên họ cố tình chậm chuyển tiền cho nhà cung cấp lấy lý do chi cho khoản khác phải trả nợ, tiền không chuyển thì hàng không giao…vvv Và rồi hàng bị giao chậm thường xuyên sau 2 tuần.

Quay lại TRẠM 2 với câu hỏi tại sao cần cô thư ký phòng mua hàng? Sao ông trưởng phòng mua hàng không tiếp nhận trực tiếp các văn bản tài liệu và phêt duyệt luôn. À cô thư ký là người trung gian đứng giữa dàn xếp vấn đề phân chia hoa hồng giữa các phòng ban vì cô ta là người nhà của sếp.

Và câu hỏi ban đầu tại sao 80% các văn bản tài liệu không ghi rõ ngày giờ ký duyệt vì sau khi nhà cung cấp giao hàng rồi họ mới ghi ngày tháng trên đó theo ý muốn của họ để hợp thức hóa giấy tờ cho hợp lệ.

CẢI TIẾN CỦA KIỂM SOÁT NỘI BỘ:

Đây là cuộc chiến với tệ quan liêu:

1. Về thời gian

Với 53% thời gian thực hiện công việc là ở việc CHUYỂN TÀI LIỆU

giảm thời gian từ 10 ngày xuống còn 1 ngày. Giải pháp :

- Scan tài liệu gửi qua email

- Triển khai phần mềm lưu trữ văn bản, lợi ích là:

+ giảm chi phí giấy và mực in tài liệu

+ tiết kiệm 140 triệu chi phí lương: chi phí là 100 triệu cho phần mềm thay vì thuê 4 thư ký dự án trả lương cho họ 240 triệu 1 năm = 5x12x4.

+ giảm chi phí chậm tiến độ: ngoài ra chưa tính đến 4 cô này góp phần làm chậm tiến độ giao hàng ảnh hưởng đến tiến độ sản xuất.

2. Về ngăn chặn nhận hoa hồng

Với 26% thời gian thực hiện công việc kẹt ở phòng kế toán là do việc tranh giành lợi ích phân chia hoa hồng từ nhà cung cấp: làm thế nào để ngăn chặc việc cán bộ nhân viên nhận tiền từ nhà cung cấp? phương án là gì? Mời bạn đưa ra phương án