QUẢN LÝ THEO HÀNG NGANG – QUẢN LÝ THEO QUY TRÌNH
Vì là thư ký phòng mua hàng nên mình có điều kiện tiếp
xúc với toàn bộ hồ sơ tài liệu của phòng. Là nhân viên mới vào, mình thấy lộn xộn
mình sắp xếp cho gọn gàng lại. Phải mất 2 tuần bơi trong mớ hỗn độn để đặt
chúng theo trình tự ngày tháng và nội dung công việc vào mỗi tệp riêng.
Tình cờ
có một loại duy nhất mình mà mình không biết để chúng vào với tệp văn bản nào.
Tiêu đề của nó là QUY TRÌNH. Thật sự là trước đó có làm việc cho tập đoàn nổi
tiếng VN và cũng đình đám trên sàn giao dịch chứng khoán, cũng chưa gặp cái giống
tiêu đề như này. Rồi mình đọc chi tiết, ồ,
nhớ ra rồi, trong tài liệu ISO bạn bè gửi cho thì có từ này, nhưng đọc ISO chỉ
là tham khảo nên cũng không nhớ chi tiết nó vì có dùng đến đâu vì mình vốn là
dân kinh doanh. Mà sao nội dung nó ghi thì hình như QUY TRÌNH là các bước để thực hiện công việc của
phòng mua hàng.
Mình bắt đầu quan sát công việc hàng ngày của nhân
viên trong phòng mua hàng so với chỉ dẫn trong quy trình. Có một câu hỏi đặt ra
là sao có lúc họ thực hiện đúng, có lúc họ không thực hiện đúng như trong quy
trình. Trong quy trình yêu cầu 5 biểu mẫu: đề nghị mua hàng, báo giá của nhà
cung cấp, hợp đồng, tạm ứng mua hàng, phiếu nhập kho, phiếu chi
Tại sao trong hồ sơ lưu không đầy đủ 5 biểu mẫu trên?
THẮC MẮC 1: Phiếu nhập kho biến đi đâu?
Trong quy trình ghi phải có phiếu nhập kho tại nhà
máy sản xuất thì mới thanh toán tiền cho nhà cung cấp, mà sao tập hồ sơ này
không có phiếu nhập kho mà đã có phiếu chi tiền?
THẮC MẮC 2: Giấy đề nghị mua hàng biến đi đâu?
Sao phiếu chi tiền này do kế toán lập, có phiếu nhập
kho mua hàng từ nhà máy chuyển đến nhưng tại sao lại không có giấy đề nghị mua
hàng của nhà máy sản xuất?
THẮC MẮC 3: Báo giá của nhà cung cấp ở chỗ nào?
Trong đề nghị mua bu- long chỉ có giấy đề nghị mua
hàng, phiếu nhập kho, phiếu chi mà sao không có báo giá của nhà cung cấp.
Sau khi liên hệ đối chiếu văn bản chứng từ với phòng ban khác, mình đã có kết quả.
Ban đầu ngây thơ, mình còn cằn nhằn anh đồng nghiệp là sao lưu trữ không khoa học
gì vậy? Đúng là để cho đàn ông lưu trữ như một ma trận…oài…Nhưng
đằng sau nó lại là lý do khác. Họ đã cố tình lộn tung giấy tờ lưu trữ để không
bị phát hiện.
THẮC MẮC 1: Phiếu nhập kho biến đi đâu?
Nó chẳng biến đi đâu cả, vì thật sự không có phiếu
nhập kho. Phòng kế toán và phòng mua hàng đã lập đề nghị mua hàng giả, mạo chữ
ký của phòng sản xuất. Kê khống nhu cầu mua hàng để cùng chia cho nhau số tiền
gian lận trong phi vụ đó. Do cấp trên chỉ đọc báo cáo nhập kho trên excel mà
không kiểm tra chi tiết từng phiếu nhập kho nên không biết vụ này. Kho hàng 6
tháng mới kiểm kê 1 lần thì lấy đâu số liệu mà so sánh giữa sổ sách và thực tế?
mà có kiểm kho thì các ông kiểm kho cũng bàn nhau hợp thức hóa số liệu để cùng “chung
chi”
THẮC MẮC 2: Giấy đề nghị mua hàng biến đi đâu?
Nó không bị thất lạc đi đâu cả mà bởi vì khi chi tiền,
kế toán đã dùng một đơn mua hàng cũ đã chi tiền rồi, đi phô tô, kẹp vào phiếu
chi tiền và thế là họ đã hô biến kê lên một khoản mua hàng giả để cùng chia
nhau tiền “đút túi riêng”. Do phiếu mua hàng không có mã số nên không thể phân
biệt được 2 cái giống nhau, ngày tháng bị che đi điền ngày tháng mới. Vì trong
quy trình thanh toán của phòng kế toán không yêu cầu giấy đề nghị mua hàng là gốc
mới được chi tiền.
THẮC MẮC 3: Báo giá của nhà cung cấp ở chỗ nào?
Bởi vì báo giá của nhà cung cấp là 16.000đ/cái, mà
phiếu chi là 18.000đ/cái. Nghĩa là phòng mua hàng đã kê giá 2.000đ/cái để gian
lận vài triệu tiền kê giá. Vì vậy họ đã báo miệng cho phòng kế toán mà không kẹp
báo giá khi thanh toán tiền. Trong quy trình yêu cầu chỉ cần có phiếu nhập kho
là kế toán chi tiền mà có yêu cầu kèm báo giá đâu?
Sau một loại phát hiện sai sót và gian lận, trong
quy trình đã thay đổi là yêu cầu đầy đủ 5 biểu mẫu của quy trình mới được thanh
toán tiền cho nhà cung cấp. Chỉ cần 1 cải
tiến nhỏ là làm việc theo quy trình mà đã giảm được tới 20% chi phí.
Vậy là đã rõ rồi. Làm việc theo quy trình tránh được
gian lận, thất thoát . Trước giờ quản lý của ta chỉ quen quản lý theo hàng dọc
tức là từ cấp trên xuống cấp dưới mà xao nhãng hoặc chưa trú trọng tới quản lý
theo hàng ngang – tức là theo quy trình làm việc.
Bạn có muốn biết thiết kế một quy trình như nào cho hiệu quả?
Xin mời
bạn tham dự họp mặt với CÂU LẠC BỘ KIỂM SOÁT NỘI BỘ VICC để cùng tìm hiểu
-
Chủ đề: THIÊT LẬP QUY TRÌNH LÀM VIỆC
-
Đăng ký tại đường link sau đây:
http://goo.gl/forms/B4ep3cm6iX
---
Rất cám ơn Quý anh/chị đã đồng hành cùng VICC trên con đường cải tiến doanh nghiệp Việt
CÂU LẠC BỘ KIỂM SOÁT NỘI BỘ VICC
THE VICC INTERNAL CONTROL CLUB
Trụ sở: 72 Trương Công Định, P14, Q Tân Bình
Đăng ký tham gia sinh hoạt câu lạc bộ Kiểm Soát Nội Bộ Việt Nam (VICC) và tìm hiểu về thêm thông tin về câu lạc bộ vui lòng liên hệ:
THƯ KÝ CÂU LẠC BỘ
Cần biểu mẫu các loại qui trình hay tài liệu về kiểm soát nội bộ theo chuẩn quốc tế hoặc muốn hợp tác và trao đổi về chuyên môn KIỂM SOÁT NỘI BỘ xin liên lạc:
TRẦN THỊ HẠNH MAI
CHỦ TỊCH CÂU LẠC BỘ
Điện thoại: +84 938 699 246
Thư điện tử: internalcontrolvietnam@gmail.com
Blog chia sẻ kinh nghiệm kiểm soát nội bộ:
Blog chia sẻ kiến thức kiểm soát nội bộ:
Blog hỏi đáp về kiểm soát nội bộ:
http://hoidapkiemsoatnoibovicc.blogspot.com
Không có nhận xét nào:
Đăng nhận xét