KIỂM SOÁT QUY TRÌNH
LÀM VIỆC!
Thời gian và cuộc
chiến quan liêu giữa các phòng ban trong tổ chức.
----
Nhân viên thì cứ xì
xào rằng chẳng thấy cô kia làm gì cả, nó đúng là COCC có khác, làm việc như đi
dạo chơi...kaka...Họ đã không hiểu được công việc của tôi là tìm hiểu nguyên
nhân:
Tại sao các đơn mua
hàng luôn giao chậm 2 tuần?
Lý do là đâu?
Họ giải trình thế này:
Phòng sản xuất đổ cho
phòng mua hàng mua chậm, phòng mua hàng đổ cho phòng sản xuất đề nghị mua hàng
gấp nên họ không có nhiều thời gian cho việc chuẩn bị và quay lại đổ cho phòng
kế toán chậm chuyển tiền. Phòng kế toán đổ cho sếp đi công tác không ký được
lệnh chi…Một mớ hỗn độn, sếp nghe xong tưởng lỗi của mình và bỏ qua.
Và KIỂM SOÁT NỘI BỘ
VÀO CUỘC
Thế là ban ngày mình
đến công ty chỉ là QUAN SÁT, những công việc phân tích số liệu và thống kê để
dành ngoài giờ làm việc.
Tôi đã ghi chép và
thống kê trên excel LỊCH TRÌNH ĐƯỜNG ĐI trên mỗi TRẠM DỪNG CHÂN của tài liệu ở
các phòng ban dựa trên ngày tháng ký duyệt
1 tháng sau trên số
liệu phân tích tôi thấy có điểm nghi ngờ rất lớn?
-
Tại sao 80% các văn
bản phê duyệt lại không đề ngày tháng?
-
Tại sao giao hàng luôn
chậm 2 tuần mà đánh giá các nhân viên cho phòng mua hàng vẫn tốt và được
thưởng?
Phân tích trên 20% tài
liệu còn lại cho thấy:
TRẠM 1:
Tại sao phải mất những
5 ngày cho việc chuyển ĐỀ NGHỊ MUA HÀNG từ dự án về trụ sở?
Tôi lướt xuống bàn thư
ký, ngày nào cũng có những anh mang tài liệu hoặc giấy tờ của dự án lên để trên
bàn của cô thư ký công ty, rồi cô ta phân cho các phòng ban, nếu cô ta bận đi
công chứng giấy tờ thì anh ta sẽ phải ngồi đợi cả buổi, giao xong rồi ngồi đợi
người có thẩm quyền xét duyệt đóng dâu rồi mang về. Tôi vờ xuống đề nghị thư ký
mua một số văn phòng phẩm và bắt chuyện thì biết anh ta vài ngày mới mang tài
liệu đi một lần và tập hợp tất cả các bộ phận của dự án đi một thể cho tiện. Đây
chính là mấu chốt của vấn đề VÀI NGÀY ANH TA MỚI ĐI 1 LẦN. (bảo sao mất 5 ngày
tài liệu mới được chuyển đến)
Nghĩa là ngoài việc
lãng phí thời gian chờ đợi thì lại mất thêm một khoản chi phí về lương trả cho
một anh ĐƯA THƯ trong công ty.
TRẠM 2:
Mất 1 ngày tại cô thư
ký tổng công ty để đóng dấu tiếp nhận văn bản.?
Tại sao các giấy tờ
các phòng ban không chuyển thẳng trực tiếp cho nhau mà lại thông qua cô thư ký,
nếu cô ta bận hoặc nghỉ hoặc quên thì tài liệu ùn tắc ở đây.
TRẠM 3:
Tại sao phải mất 2
ngày cô thư ký mua hàng mới thấy trưởng phòng mua hàng xét duyệt đề nghị mua
hàng?
À, với 1 ngày tiếp
nhận không quá 10 đơn hàng thì không phải lý do nhiều việc hay không đủ thời
gian mà là QUAN LIÊU. Nếu các xét duyệt mua hàng muốn chuyển nhanh thì phải
“chung chi” hoặc “nịnh” cô ta mới chuyển nhanh cho cấp trên xử lý.
TRẠM 4:
Tại sao việc mua hàng
chỉ diễn ra trong 1 hoặc 2 ngày? là bởi vì trên ĐỀ NGHỊ MUA HÀNG của phòng sản
xuất là cần sau 9 ngày nữa, nhưng phòng mua hàng nhận được đề nghị mua
hàng đã là ngày thứ 7 thì chỉ còn 1 ngày
để thực hiện mua và 1 ngày để giao hàng. Đây là một điều không tưởng để thực
hiện.
Câu hỏi đặt ra ngoài
việc chậm trong quá trình VẬN CHUYỂN TÀI LIỆU xét duyệt đề nghị mua hàng, thì
tại sao phòng sản xuất không đề nghị sớm hơn mà mãi sát nút mới đề nghị?
Khi phòng mua hàng
không còn kịp thời gian để mua hàng thì Phòng sản xuất đã gửi sẵn danh sách nhà
cung cấp cho phòng mua hàng qua “cửa sau” để họ khỏi phải tìm kiếm chi cho mệt,
lựa chọn trong những nhà cung cấp đó xong rồi họ “chung chi” hoa hồng 5% từ nhà
cung cấp trích cho. Vấn đề ở chỗ phân chia 5% này như thế nào cho hợp lý là một
cuộc chiến giữa các phòng ban vì kế toán cũng muốn có phần của mình trong con
số 5% béo bở đó. Nên họ cố tình chậm chuyển tiền cho nhà cung cấp lấy lý do chi
cho khoản khác phải trả nợ, tiền không chuyển thì hàng không giao…vvv Và rồi
hàng bị giao chậm thường xuyên sau 2 tuần.
Quay lại TRẠM 2 với
câu hỏi tại sao cần cô thư ký phòng mua hàng? Sao ông trưởng phòng mua hàng
không tiếp nhận trực tiếp các văn bản tài liệu và phêt duyệt luôn. À cô thư ký
là người trung gian đứng giữa dàn xếp vấn đề phân chia hoa hồng giữa các phòng
ban vì cô ta là người nhà của sếp.
Và câu hỏi ban đầu tại
sao 80% các văn bản tài liệu không ghi rõ ngày giờ ký duyệt vì sau khi nhà cung
cấp giao hàng rồi họ mới ghi ngày tháng trên đó theo ý muốn của họ để hợp thức
hóa giấy tờ cho hợp lệ.
CẢI TIẾN CỦA KIỂM SOÁT
NỘI BỘ:
Đây là cuộc chiến với
tệ quan liêu:
1. Về
thời gian
Với 53% thời gian thực
hiện công việc là ở việc CHUYỂN TÀI LIỆU
giảm thời gian từ 10
ngày xuống còn 1 ngày. Giải pháp :
-
Scan tài liệu gửi qua
email
-
Triển khai phần mềm
lưu trữ văn bản, lợi ích là:
+ giảm chi phí giấy và mực in tài liệu
+ tiết kiệm 140 triệu chi phí lương: chi phí
là 100 triệu cho phần mềm thay vì thuê 4 thư ký dự án trả lương cho họ 240
triệu 1 năm = 5x12x4.
+ giảm chi phí chậm tiến độ: ngoài ra chưa
tính đến 4 cô này góp phần làm chậm tiến độ giao hàng ảnh hưởng đến tiến độ sản
xuất.
2. Về
ngăn chặn nhận hoa hồng
Với 26% thời gian thực
hiện công việc kẹt ở phòng kế toán là do việc tranh giành lợi ích phân chia hoa
hồng từ nhà cung cấp: làm thế nào để ngăn chặc việc cán bộ nhân viên nhận tiền
từ nhà cung cấp? phương án là gì? Mời bạn đưa ra phương án
---
Rất cám ơn Quý anh/chị
đã đồng hành cùng VICC trên con đường cải tiến doanh nghiệp Việt
CÂU LẠC BỘ KIỂM SOÁT
NỘI BỘ VICC
THE VICC INTERNAL
CONTROL CLUB
Trụ sở: 72 Trương Công
Định, P14, Q Tân Bình
Đăng ký tham gia sinh
hoạt câu lạc bộ Kiểm Soát Nội Bộ Việt Nam (VICC) và tìm hiểu về thêm thông tin
về câu lạc bộ vui lòng liên hệ:
THƯ KÝ CÂU LẠC BỘ
Cần biểu mẫu các loại
qui trình hay tài liệu về kiểm soát nội bộ theo chuẩn quốc tế hoặc muốn hợp tác
và trao đổi về chuyên môn KIỂM SOÁT NỘI BỘ xin liên lạc:
TRẦN THỊ HẠNH MAI
CHỦ TỊCH CÂU LẠC BỘ
Điện thoại: +84 938
699 246
Thư điện tử: internalcontrolvietnam@gmail.com
Blog chia sẻ kinh
nghiệm kiểm soát nội bộ:
Blog chia sẻ kiến thức
kiểm soát nội bộ:
Blog hỏi đáp về:
http://hoidapkiemsoatnoibovicc.blogspot.com
Không có nhận xét nào:
Đăng nhận xét