THÀNH VIÊN VICC TRAO ĐỔI:
Trong khi làm kiểm soát nội bộ lung túng không biết
bằng cách nào có thể hối thúc người ta cung cấp số liệu để kịp thời phân tích:
thấy các bộ phận phòng ban khác không hợp tác, đôi khi không đưa số liệu hay
báo cáo, có cung cấp cho chị thì cũng rất chậm. Họ lấy lý do bận công việc hàng
ngày nên không cung cấp kịp thời.
KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRẢ LỜI:
Sau đây mình xin phân tích kỹ tình huống của bạn ở 2
góc độ như sau
A.
XÉT VỀ KIỂM SOÁT TỔ CHỨC
Trong 2 loại kiểm soát có “Kiểm soát dò tìm” và “Kiểm soát ngăn
ngừa”. Trên thế giới “Kiểm soát ngăn ngừa” được ưa thích hơn là bởi
vì ngăn ngừa trước rủi ro yếu điểm trước khi nó xảy ra thì doanh nghiệp đỡ bị
thiệt hại nguồn lực.
Nhưng không hiểu sao các bác quản lý nhà ta việc đầu
tiên là dùng “Kiểm
soát dò tim”, nghĩa là kiểm tra, giám sát xem có sai sót, bỏ quên, trình bày sai, gian lận
hay không? Khi bạn đưa ra chứng cứ chứng tỏ người ta vi phạm thì vì tâm lý lo sợ
(bởi chẳng ai có thể làm đúng hoàn toàn) nên họ kháng cự với KIỂM SOÁT là điều
bình thường. Mức độ nhẹ là từ chối cung cấp thông tin, nặng hơn chút nữa là
xung đột như cãi nhau, xô xát, nặng hơn nữa thì dọa nạt, uy hiếp, đánh người…vv
Những tình huống đó trong khi đi làm kiểm soát nội bộ mình gặp thường xuyên. Thậm
chí họ còn xúi giục biểu tình, chống đối toàn công ty ấy chứ. 3 năm kinh nghiệm
khiến mình thận trọng hơn khi tiếp xúc với phương pháp “kiểm soát dò tìm” này. Với
những bạn mới vào nghề kiểm soát hay là mới xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ,
mình khuyên nên làm “kiểm soát ngăn ngừa” trước. Nghĩa là chúng ta tập trung
thiết lập các cơ chế kiểm soát tốt, cộng với việc ngăn ngừa các yếu điểm rủi ro
trên quy trình, thủ tục, chính sách của công ty hơn là thay vì chú trọng vào việc
dò tìm chúng.
B.
XÉT THEO KHUNG CHUẨN QUỐC TẾ COSO
Việc không hợp tác của các phòng ban khác với kiểm
soát nội bộ là biểu hiện của môi trường kiểm soát chưa tốt. Mình xin phân tích một vài yếu tổ thuộc môi trường kiểm
soát đang ảnh hưởng đến công việc của bạn như sau:
1. Chỉ
có giám đốc tài chính (là sếp trực tiếp của bạn) hiểu tầm quan trọng của kiểm
soát nội bộ thôi thì chưa đủ. Hệ thống kiểm soát tổ chức phải được hậu thuẫn và
hòa hợp bởi Ban giám đốc. Điều này là quan trọng hàng đầu. Với những
động thái bạn miêu tả thì mình hiểu Ban giám đốc mới chỉ ấn tượng và cho áp dụng
thử, họ đang trong tâm thế như tò mò với một hệ thống quản lý mới áp dụng vào
công ty, như là “để xem sao” chứ chưa có một quyết tâm hay mục tiêu cụ thể cho
việc kiểm soát. Mục tiêu cụ thể ví dụ như: giảm bao nhiêu % chi phí từ việc giảm
bao nhiêu % sai sót, tránh bao nhiêu %
gian lận. Nếu ban giám đốc đề cao vai trò của kiểm soát nội bộ thì kiểm soát nội
bộ mới chính thức được trao quyền. Bạn nên nhớ rằng ở nước ngoài họ rất thận trọng
khi áp dụng một hệ thống mới vào công ty, còn ở Việt Nam ta thường thấy hay là
áp dụng ngay mà chưa nghiên cứu kỹ dẫn đến đối kháng từ người lao động là điều
dễ hiểu.
2. Rõ
ràng là ở đây nguồn
lực tổ chức của bạn chưa có sẵn sàng cho chương trình kiểm soát nội
bộ. Biểu hiện ở đây là bạn chỉ được học khái niệm về khung kiểm soát COSO mà
chưa có công cụ và kỹ thuật kiểm soát. Thêm vào nữa là khi áp dụng kiểm soát nội
bộ vào tổ chức nghĩa là lúc này bắt đầu có thay đỏi, việc gián đoạn trong sản
xuất kinh doanh là một yếu tố tất yếu sẽ xảy ra bởi sẽ cần thời gian để người
lao động làm quen và họ kháng cự là biểu hiện bình thường của việc thay đổi tổ
chức. Việc kiểm soát nội bộ là làm giảm thiểu gián đoạn và kháng cự đó. Cái này
là kỹ năng của kiểm soát nội bộ phải học. Cái này cũng cần thời gian chứ không
thể nôn nóng được. Một lộ trình kiểm soát nội bộ là cần thiết
3. Bạn
phải quan sát và nhận định xem văn hóa công ty có đề cao tính liêm chính và đạo
đức hay không? bởi nếu người lao động họ tự giác thì lượng công việc mà phải kiểm tra giám sát trực tiếp sẽ
ít hơn và họ cũng ít kháng cự với thay đổi hơn
4. Do
kiểm soát nội bộ chỉ được hiểu và nói miệng với nhau mà chưa thể hiện trên sơ đồ tổ chức quản
lý rõ ràng. Qua mô tả mình được hiểu là chưa tổ chức đúng với Luật
doanh nghiệp năm 2014 đó là công ty bạn chưa có Ban kiểm soát mà chỉ có Phòng
kiểm soát trực thuộc Giám đốc tài chính (CFO). Bạn có thể đọc tham khảo Ban kiểm
soát nằm ở đâu trong cơ cấu tổ chức ở đường link sau:
http://hoidapkiemsoatnoibovicc.blogspot.com/2015/12/kiem-soat-noi-bo-nam-o-au-trong-co-cau.html
http://hoidapkiemsoatnoibovicc.blogspot.com/2015/12/kiem-soat-noi-bo-nam-o-au-trong-co-cau.html
5. Tuy
đã được ủy quyền và phê chuẩn từ quản lý cấp cao nhưng những quy trình, thủ
tục kiểm soát nội bộ chưa có thì cũng gây khó khăn cho kiểm soát nội
bộ. Mà hơn nữa chính những quy trình và thủ tục kiểm soát nội bộ phải được “chỉ
dẫn các hoạt động kiểm soát” thì bạn mới biết làm. Đằng này bạn làm theo kinh
nghiệm nên cũng có thể là bạn kiểm soát không đúng cách dẫn đến người lao động
sẽ kháng cự.
6. Ban
giám đốc chưa đưa ra được chiến lược kiểm soát nội bộ cũng là một rào cản
và là nguyên nhân của kháng cự.
7. Và
cuối cùng là những nguyên tắc và mục tiêu về kiểm soát nội bộ
chưa được đưa ra rõ ràng. Theo Khung chuẩn quốc tế về Kiểm soát nội bộ COSO thì
mục tiêu kiểm soát bao gồm:
o
Tuân
thủ luật và quy định
o
Tuân
thủ chính sách và quy trình của công ty
o
Tuân
thủ với các điều khoản và điều kiện trong hợp đồng.
o
Phê
chuẩn, cấp phép
o
Kiểm
soát nội bộ qua báo cáo tài chính:
§ Ghi chép và phản ảnh nợ phải trả
§ Ghi chép và phản ánh nợ phải thu.
§ Ghi chép các giao dịch.
§ Tính liên tục (disclosed)
§ Xem xét báo cáo hoạt động và báo cáo tài chính.
§ Tính liêm chính.
o
Độ chính xác
o
Tính đầy đủ
o
Đúng lúc, hợp lý
về mặt thời gian
§ Phân chia nhiệm vụ
§ Bảo vệ tài sản (quản lý tài sản)
----
Người trả lời (10/12/2015):
Ms Trần Thị Hạnh Mai, Trưởng Ban R&D, VICC
Kiểm soát nội bộ, CFA
(Vui lòng ghi rõ nguồn của VICC)
---
Rất cám ơn Quý anh/chị đã đồng hành cùng VICC trên con đường cải tiến doanh nghiệp Việt
CÂU LẠC BỘ KIỂM SOÁT NỘI BỘ VICC
THE VICC INTERNAL CONTROL CLUB
Trụ sở: 72 Trương Công Định, P14, Q Tân Bình
Đăng ký tham gia sinh hoạt câu lạc bộ Kiểm Soát Nội Bộ VICC hoàn toàn miễn phí tại đường link sau: http://goo.gl/forms/ypPj1PNTM5
Đăng ký học khóa chia sẻ KIỂM SOÁT NỘI BỘ LEVEL 1:
Cần hợp tác và trao đổi về chuyên môn KIỂM SOÁT NỘI BỘ xin liên lạc:
CHỦ TỊCH CÂU LẠC BỘ
TRẦN THỊ HẠNH MAI
Điện thoại: +84 938 699 246
Thư điện tử: internalcontrolvietnam@gmail.com
Facebook: https://www.facebook.com/tranthihanhmaivicc
Blog chia sẻ kinh nghiệm kiểm soát nội bộ:
Blog chia sẻ kiến thức kiểm soát nội bộ:
Blog hỏi đáp về kiểm soát nội bộ:
Không có nhận xét nào:
Đăng nhận xét