KIỂM SOÁT NỘI BỘ VICC: tháng 2 2015

Thứ Sáu, 13 tháng 2, 2015

Xử lý gian lận trong kiểm soát nội bộ

"Chưa có ân đức thì đừng vội ra uy"

Nhiệm vụ của một nhân viên kiểm soát nội bộ là tìm ra bỏ quên, trình bày sai, những sai sót, gian lận

Khi phát hiện nhân viên mua hàng cầm tiền đi trả nhà cung cấp, nhưng thực sự là anh ta chưa trả mà dùng tiền đó bỏ vào túi riêng, rồi dùng một vài nghiệp vụ mua hàng hợp thức hóa giấy tờ mà xếp không biết. Bạn là kiểm soát nội bộ. Bạn sẽ xử lý vấn đề này thế nào?

Theo đúng qui trình kiểm soát thì bạn sẽ báo cáo, đề xuất xử lý kỷ luật nhân viên mua hàng hay sao?

Việc kiểm soát vốn đã chẳng dễ dàng. Nhưng việc xử lý những vấn đề của kiểm soát lại khó khăn gấp bội. Bạn phát hiện ra họ bỏ quên, sai sót, gian lận, trình bày sai…..đã là một kỳ công rồi. Nhưng xử lý vấn đề này lại đau đầu nhức óc. Và đưa ra biện pháp khắc phục hay cải tiến phòng ngừa thì càng nan giải hơn. Đôi khi nghĩ ra phương án hay nhưng thực hiện lại muôn vàn trở ngại.

Nếu là mình của một năm trước, khi phát hiện ra nhân viên gian lận, mình sẽ đuổi thẳng cổ hoặc điều chuyển họ…Nhưng trải nghiệm giúp mình chín chắn và suy nghĩ khác đi

Những ngày đầu khi chưa có kinh nghiệm làm kiểm soát. Mình cứ mang qui định ra xử phạt vì công tội phân minh mà. Khi phát hiện ra gian lận, mình đã chỉ trích và kỷ luật nhân viên, thậm chí đã đuổi việc và sa thải hàng loạt. Thế là dấy lên một phong trào chống đối và biểu tình. Cương quyết quá thì đôi cũng không tốt, còn làm hỏng việc nữa. Có đôi khi còn dẫn đến việc sụp đổ cả một doanh nghiệp không chừng.

Khi đó mình mới hiểu, làm xếp chẳng dễ dàng. Mọi thứ cần phải có lộ trình và thận trọng.

Phát hiện ra lỗi của nhân viên cần nghiệp vụ của kiểm soát. Nhưng xử lý và đưa ra phương án cải tiến phòng ngừa lại cần nghệ thuật quản lý một cách khéo léo.

Mềm mỏng hay cương quyết là tùy thuộc vào phong cách quản lý, kiến thức và kinh nghiệm của mỗi người.

Đuổi việc và kỷ luật thì cực kỳ dễ nhưng thu phục được lòng người thì khó biết chừng nào..

Mình nhớ lại một câu trong binh pháp Tôn Tử “chưa có ân đức thì đừng vội ra uy”

---

Rất cám ơn Quý anh/chị đã đồng hành cùng VICC trên con đường cải tiến doanh nghiệp Việt.

CÂU LẠC BỘ KIỂM SOÁT NỘI BỘ VICC
THE VICC INTERNAL CONTROL CLUB

- Đăng ký tham gia sinh hoạt câu lạc bộ

- Cần biểu mẫu các loại qui trình hay tài liệu về kiểm soát nội bộ theo chuẩn quốc tế

- Muốn hợp tác và trao đổi về chuyên môn kiểm soát nội bộ

Xin vui lòng liên hệ:
TRẦN THỊ HẠNH MAI
CHỦ TỊCH CÂU LẠC BỘ
- Điện thoại : +84 938699 246
- Thư điện tử : internalcontrolvietnam@gmail.com

- Blog chia sẻ kinh nghiêm kiểm soát nội bộ:

http://kiemsoatnoibovicc.blogspot.com

- Blog chia sẻ kiến thức kiểm soát nội bộ:

http://internalcontrolvicc.blogspot.com

- Trụ sở: 72 Trương Công Định, P14, Q Tân Bình

Ai che lưng cho kiểm soát nội bộ?

Về lý thuyết thì KIỂM SOÁT NỘI BỘ có quyền truy cập kiểm tra bất kỳ ngõ ngách nào của tổ chức doanh nghiệp. Tuy nhiên có những nơi, có những khu vực, có những chỗ, có những vị trí mà KIỂM SOÁT NỘI BỘ không thể “sờ” tới. Điều đó có nghĩa là quyền hạn của KIỂM SOÁT NỘI BỘ tùy thuộc vào kiểm soát nội bộ nằm ở đâu trong cơ cấu tổ chức.

Nếu nó trực thuộc Giám đốc tài chính?

Nếu nó trực thuộc Giám đốc điều hành

Nếu nó trực thuộc Ban kiểm soát….vv

Mỗi chức danh đó đại diện cho những nhóm lợi ích khác nhau trong công ty. Kiểm soát nội bộ trên lý thuyết thì phải phân minh nhưng thực tế thì không hẳn là vậy.

Nếu kiểm soát nội bộ trực thuộc Giám đốc tài chính, khi phát hiện ra gian lận của kế toán công nợ và nhân viên mua hàng. Nhưng chẳng may “phi vụ” đó lại do Giám đốc tài chính “chỉ đạo ngầm” thì kiểm soát nội bộ có dám xử lý không? Hay là bị vô hiệu hóa.

---

Rất cám ơn Quý anh/chị đã đồng hành cùng VICC trên con đường cải tiến doanh nghiệp Việt.

CÂU LẠC BỘ KIỂM SOÁT NỘI BỘ VICC
THE VICC INTERNAL CONTROL CLUB

- Đăng ký tham gia sinh hoạt câu lạc bộ

- Cần biểu mẫu các loại qui trình hay tài liệu về kiểm soát nội bộ theo chuẩn quốc tế

- Muốn hợp tác và trao đổi về chuyên môn kiểm soát nội bộ

Xin vui lòng liên hệ:
TRẦN THỊ HẠNH MAI
CHỦ TỊCH CÂU LẠC BỘ
- Điện thoại : +84 938699 246
- Thư điện tử : internalcontrolvietnam@gmail.com

- Blog chia sẻ kinh nghiêm kiểm soát nội bộ:

http://kiemsoatnoibovicc.blogspot.com

- Blog chia sẻ kiến thức kiểm soát nội bộ:

http://internalcontrolvicc.blogspot.com

- Trụ sở: 72 Trương Công Định, P14, Q Tân Bình

Làm thế nào để đạt được sự đồng thuận trong tuân thủ qui trình

Có bạn viết mail về cho mình nói việc bạn ấy dẫn dắt mọi người làm việc theo qui trình rất là khó khăn. Mình xin trích một đoạn từ email:“KHÂU NHÂN SỰ CỦA YẾN MỚI THÀNH LẬP VÀO ĐẦU NĂM NAY NÊN CÒN "TRẺ" QUÁ. ĐƯA MỌI NGƯỜI VÔ KHUÔN KHỔ MỆT LẮM CHỊ CỨ NHƯ LÙA VÀO CHUỒNG VẬY VÌ MỌI NGƯỜI QUEN TỰ DO RỒI”

Thật vậy!

Thường thì người ta làm việc theo thói quen và kinh nghiệm, theo khẩu lệnh, không theo qui trình. Nên đưa họ vào làm việc theo qui trình sẽ mất thời gian đầu là họ không chịu hợp tác, họ cảm thấy khó chịu và thậm chí là chống đối. Nhưng dần dần quen họ sẽ vào khuân khổ thôi.

Bạn có thể được sự đồng thuận của cấp trên đồng ý phê duyệt làm việc theo qui trình. Nhưng nếu như không đạt được sự nhất trí từ cấp dưới, nhân viên và đồng nghiệp thì cản trở để bạn đến mục tiêu là rất lớn. Chúng ta không thể làm việc một mình, chúng ta cần có đồng đội. Qui trình là chuỗi công việc gồm rất nhiều khâu. Nếu chỉ mình bạn thực hiện mà họ không thực hiện thì qui trình tự động bị phá vỡ. Vì vậy kỹ năng thuyết phục là cần thiết lắm. Đành rằng cấp trên ủng hộ, tuy nhiên bạn cũng không thể mang qui trình và lệnh sếp mà dội xuống họ, ép họ tuân thủ được. Người ta chỉ có thể làm theo nếu tự người ta muốn làm việc đó thôi bạn à.

Vậy làm thế nào để đạt được sự đồng thuận của mọi người?

Đầu tiên thì qui trình đó phải do họ tham gia lập: nghĩa là bạn nên phát động một phong trào hay một cuộc thi hay là trưng cầu ý kiến về xây dựng qui trình trong công ty bạn. Có giải thưởng, khen thưởng hoặc một hình thức khuyến khích nào đó thì càng tốt. Điều đó để nói nên rằng công ty tôn trọng ý kiến của họ và theo tâm lý thì tự họ đề ra thì rõ rằng họ sẽ thực hiện.

Thứ hai là yêu cầu họ viết cam kết thực hiện nghĩa là một lần nữa nhắc nhở họ về việc tuân thủ qui trình.

Thứ ba là sẽ có biện pháp chế tài rõ ràng đối với các trường hợp vi phạm không tuân thủ qui trình. Cái đó gọi là QUY CHẾ. Nhớ rằng qui chế này cũng để họ tham gia soạn thảo.

Thứ tư là: đưa việc tuân thủ qui trình vào trong đánh giá thành tích tháng, quí, năm luôn…

Mình mới chỉ áp dụng những biện pháp này thôi. Bạn còn biện pháp nào hay thì chia sẻ nhé!

Mình xin nhấn mạnh ở đây rằng bất kỳ khi làm công việc gì thì giai đoạn đầu cũng sẽ sóng gió, vượt qua giai đoạn này thì mới ổn định được. Đó là tùy thuộc vào quyết tâm và kiên nhẫn của quản lý. Nếu không có đủ ý chí thì chỉ làm theo qui trình một thời gian, nản quá sẽ bỏ, qui trình bị phá vỡ và rồi trở về lộn xộn như cũ. Mình đã từng đứng trước hàng trăm công nhân viên đình công trước nhà máy và công trình, nhưng mình vẫn quyết tâm không nhân nhượng. Họ thấy mình quyết tâm họ cũng nản và đành thuân thủ. Có rất nhiều cách khác nhau từ cứng rắn và mềm mỏng, tùy vào văn hóa tổ chức và cách thức quản lý của từng công ty mà áp dụng. Có điều kiên định đi theo định hướng mình nghĩ là cốt lõi của vấn đề.

Bạn cũng nên nhớ rằng ngoài việc thay đổi thói quen làm việc của họ thì còn một nguyên nhân họ không chịu làm việc theo qui trình là họ đang gian lận. Nghĩa là việc làm theo qui trình sẽ phơi bày ra những thất thoát của công ty. Và họ sẽ phải chịu trách nhiệm thậm chí là bị đuổi việc hoặc nhẹ nhất thì họ mất đi khoản thu nhập lậu. Vậy là thêm một lý do khiến họ không hành động theo chỉ đạo của cấp trên. Mà nguyên nhân này mới thật sự đắt giá, nguyên nhân chính chủ yếu.

Tóm lại dù bạn làm bằng cách nào thì bạn chỉ có thể đạt được sự đồng thuận khi bạn trả lời cho cả cấp trên và đồng nghiệp của bạn câu hỏi sau:

TẠI SAO TÔI PHẢI LÀM VIỆC THEO QUI TRÌNH? VÀ KHI LÀM VIỆC THEO QUI TRÌNH TÔI ĐƯỢC LỢI GÌ?

Trên đây chỉ là nhìn nhận của mình , mong mọi người chia sẻ thêm.

---

Rất cám ơn Quý anh/chị đã đồng hành cùng VICC trên con đường cải tiến doanh nghiệp Việt.

CÂU LẠC BỘ KIỂM SOÁT NỘI BỘ VICC
THE VICC INTERNAL CONTROL CLUB

- Đăng ký tham gia sinh hoạt câu lạc bộ

- Cần biểu mẫu các loại qui trình hay tài liệu về kiểm soát nội bộ theo chuẩn quốc tế

- Muốn hợp tác và trao đổi về chuyên môn kiểm soát nội bộ

Xin vui lòng liên hệ:
TRẦN THỊ HẠNH MAI
CHỦ TỊCH CÂU LẠC BỘ
- Điện thoại : +84 938699 246
- Thư điện tử : internalcontrolvietnam@gmail.com

- Blog chia sẻ kinh nghiêm kiểm soát nội bộ:

http://kiemsoatnoibovicc.blogspot.com

- Blog chia sẻ kiến thức kiểm soát nội bộ:

http://internalcontrolvicc.blogspot.com

- Trụ sở: 72 Trương Công Định, P14, Q Tân Bình

Bạn viết gì trong báo cáo kiểm soát nội bộ?

Mỗi ngày của kiểm soát nội bộ là một ngày bão táp nếu bạn làm KIỂM SOÁT NỘI BỘ theo đúng nghĩa.

Cái khó khi làm kiểm soát nội bộ không phải là chuyên môn nghiệp vụ, bởi vì chỉ cần học và tìm hiểu là làm được. Nhưng cái khó của kiểm soát nội bộ lại nằm ở BÁO CÁO KIỂM SOÁT.

Điểm cốt yếu trong báo cáo kiểm soát đó là tính trung thực chứ không phải nó có được làm chuyên nghiệp hay không? nó có được làm khoa học không? nó có được làm theo chuẩn quốc tế này chuẩn hiệp hội kia hay không. Bởi vì sao?

--------

“Ngày xưa ngày xưa, ở một vương quốc nọ có một ông vua vốn dĩ đã bị cụt một chân và bị đui một con mắt. Khi đến tuổi xế chiều, vị vua nọ muốn họa sĩ vẻ lại bức chân dung của mình để lưu danh hậu thế. Theo lệnh vua người họa sĩ vẻ bức chân dung đúng với con người ông, đó là bị mất một chân và mù một mắt. Sau khi vẽ xong bức tranh, dâng lên vua. Nhà vua vô cùng tức giận ra lệnh chém người họa sĩ vì đã vẽ mình như vậy? Một bức tranh để cho hậu thế mà lại phác họa vị hoàng đế đáng kính trong bộ dạng như vậy sao?. Đến lượt người họa sĩ thứ hai, người họa sĩ này rút kinh nghiệm của người họa sĩ thứ nhất, vẽ nhà vua với hai đôi chân và con mắt. Sau khi vẽ xong dâng vua cũng bị chém, vì tội vẽ sai sự thật. Nhà vua ra lệnh phải vẽ được bức tranh như ý nếu không sẽ chém hết tất cả họa sĩ trong nước. “

----

Bạn thấy đấy, kiểm soát nội bộ cũng như người họa sĩ ở trên, họ vẽ lên bức tranh hiện tại của tổ chức doanh nghiệp. Nếu báo cáo trung thực thì cán bộ nhân viên sẽ tảy chay bạn, thậm chí là cô lập bạn, và ngay cả sếp cũng ghét bạn vì ít ai dám nhìn thẳng vào sự thật, thừa nhận yếu điểm của mình. Nếu có thì chỉ một vài vĩ nhân tầm cỡ hay những doanh nghiệp nổi tiếng. Còn thì cái tôi trong con người ta lớn lắm. Ai vượt qua được bản ngã này thì thành công vượt tầm. Nhưng thực tế thì bạn đi kiểm soát những doanh nghiệp vừa vừa. Nên thường thì báo cáo kiểm soát không được viết dựa trên nhìn nhận của người kiểm soát mà dựa trên ý muốn của cán bộ nhân viên và lãnh đạo. Vậy thì sao cải tiến và phát triển được đây? Chưa vội lo cho sự phát triển của doanh nghiệp thì ngày kiểm soát bị đuổi việc hoặc phải ra đi đã được định sẵn rồi. Tôi đã nhiều lần bị đuổi việc trước sự bẽ bang, ngỡ ngàng không hiểu nổi, thậm chí còn bị lăng mạ và đe dọa đến tính mạng…

Nếu báo cáo viết toàn điều hay của doanh nghiệp, sếp cũng sẽ không tin dùng bạn và kịch bản bạn bị sa thải như đã định sẵn

-----

“Trong đám họa sĩ ở vương quốc kia ai cũng hoang mang. Câu chuyện tới tai chàng trai chàng họa sĩ trẻ. Anh mạnh dạn tới cung và sau khi nhìn khuôn mặt vị vua một lát. Anh nói: “Ngài sẽ có được bức tranh như ý mà chẳng mất thời gian lâu đâu?”.

Quả nhiên, hai ngày sau anh ta dâng vua bức tranh vẽ nhà vua đang cưỡi con ngựa trắng trong bộ chiến bào, trông rất oai phong. Vì vẽ nhà vua đang cưỡi ngựa nên cái chân cụt kia được con ngựa che lấp bởi thân hình nó, không ai biết nhà vua bị cụt một chân. Nhà vua thì đang giương cung tên về phía trước nên một mắt nhắm để ngắm bắn nên đã che lấp được con mắt bị mù kia. Nhìn bức tranh nhà vua rất hài lòng và ban tặng cho anh ta rất nhiều vàng bạc và đã giải được bài toán khó đó của đức vua”

Bạn sẽ chọn vẽ bức tranh nào? thậm chí nên nhớ rằng bức tranh bạn vẽ sẻ ảnh hưởng đến tính mạng của bạn nữa đấy. Bãn lĩnh, trí thông minh, tài khéo léo, trung thực của bạn tới đâu nó nằm trên BÁO CÁO KIỂM SOÁT NỘI BỘ - bức tranh mà bạn sẽ vẽ

---

Rất cám ơn Quý anh/chị đã đồng hành cùng VICC trên con đường cải tiến doanh nghiệp Việt.

CÂU LẠC BỘ KIỂM SOÁT NỘI BỘ VICC
THE VICC INTERNAL CONTROL CLUB

- Đăng ký tham gia sinh hoạt câu lạc bộ

- Cần biểu mẫu các loại qui trình hay tài liệu về kiểm soát nội bộ theo chuẩn quốc tế

- Muốn hợp tác và trao đổi về chuyên môn kiểm soát nội bộ

Xin vui lòng liên hệ:
TRẦN THỊ HẠNH MAI
CHỦ TỊCH CÂU LẠC BỘ
- Điện thoại : +84 938699 246
- Thư điện tử : internalcontrolvietnam@gmail.com

- Blog chia sẻ kinh nghiêm kiểm soát nội bộ:

http://kiemsoatnoibovicc.blogspot.com

- Blog chia sẻ kiến thức kiểm soát nội bộ:

http://internalcontrolvicc.blogspot.com

- Trụ sở: 72 Trương Công Định, P14, Q Tân Bình

Bạn chọn bông hồng hay 10 tỷ?

Đạo đức nghề nghiệp kiểm soát nội bộ
---
Nếu cấp trên giao cho bạn làm một công việc, hoàn thành nó bạn được tặng 1 bông hồng hoặc 10 tỷ.

Bạn chọn thứ nào.? Bông hồng hay 10 tỷ.?

Nếu số tiền là 10k thì bạn sẽ chọn bông hồng?

Nhưng số tiền là 100k bạn bắt đầu lưỡng lự vì 1 bông hồng giá khoảng 2-10k. Nghĩa là bắt đầu có độ so sánh về giá trị.

Nếu số tiền tăng lên là 1 tr thì chắc chắn phần lớn bạn sẽ chọn 1 tr

Và thử tượng tượng xem nếu số tiền là 10 tr, 100 tr, 1 tỷ,…thậm chí là 10 tỷ…

Oh đương nhiên rồi bạn sẽ lựa chọn tiền chứ sao lại chọn bông hồng. Khoản tiền kếch xù thế cơ mà.

---

Mình đã từng có bài biết “bạn chọn bông hồng hay 10 tỷ” để nói về đạo đức nghề nghiệp KIỂM SOÁT NỘI BỘ. Bông hồng là hình ảnh ẩn dụ của sự liêm chính, 10 tỷ là cám dỗ của gian lận, thất thoát. Bạn liêm chính hay bắt tay với gian lận chính là khi bạn chọn bông hồng hay 10 tỷ.

Làm kiểm soát nội bộ điều khó nhất không phải là chuyên môn nghiệp vụ mà là đạo đức nghề nghiệp. Đứng trước cám dỗ của sự gian lận, thất thoát bạn có bắt tay để nhận 10 tỷ hay từ chối nhận bông hồng là tùy thuộc vào tầm nhìn của bạn, bản lĩnh của bạn; tùy thuộc vào cái tâm và lòng trung thành với tổ chức của bạn đến đâu.

Khi bạn chọn 10 tỷ nghĩa là lúc KIỂM SOÁT NỘI BỘ bị vô hiệu hóa. Nghĩa là lãnh đạo đã nhìn nhận ra bạn không còn giá trị cho chức năng kiểm soát nữa. Họ rút dần quyền lực của bạn và chuyển chức năng đó cho một vị trí quản lý khác, nghĩa là chức năng của bạn lúc đó chỉ là hình thức trên giấy tờ. Hoặc họ sẽ tuyển người khác thay thế. Tùy từng loại hình doanh nghiệp mà lãnh đạo sẽ có đối sách khác nhau. Nhưng vô hình chung bạn đã bị loại khỏi cuộc chơi.

Đó là lý do giải thích tại sao các doanh nghiệp nhà ta chức danh kiểm soát nội bộ thường bị vô hiệu hóa hay tồn tại trên giấy là vậy. Vì hầu hết họ chọn 10 tỷ. Lỗi không phải do lãnh đạo không chú trọng xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ mà là họ rất khó tìm ra người lựa chọn bông hồng chứ không phải 10 tỷ

Nói tóm lại, bạn chọn bông hồng hay 10 tỷ thì lựa chọn của bạn sẽ xác định vị trí của bạn trong tổ chức. Tỏa sáng hay lụi tàn.

---

Rất cám ơn Quý anh/chị đã đồng hành cùng VICC trên con đường cải tiến doanh nghiệp Việt.

CÂU LẠC BỘ KIỂM SOÁT NỘI BỘ VICC
THE VICC INTERNAL CONTROL CLUB

- Đăng ký tham gia sinh hoạt câu lạc bộ

- Cần biểu mẫu các loại qui trình hay tài liệu về kiểm soát nội bộ theo chuẩn quốc tế

- Muốn hợp tác và trao đổi về chuyên môn kiểm soát nội bộ

Xin vui lòng liên hệ:
TRẦN THỊ HẠNH MAI
CHỦ TỊCH CÂU LẠC BỘ
- Điện thoại : +84 938699 246
- Thư điện tử : internalcontrolvietnam@gmail.com

- Blog chia sẻ kinh nghiêm kiểm soát nội bộ:

http://kiemsoatnoibovicc.blogspot.com

- Blog chia sẻ kiến thức kiểm soát nội bộ:

http://internalcontrolvicc.blogspot.com

- Trụ sở: 72 Trương Công Định, P14, Q Tân Bình

Gian lận hay không gian lận???

Lựa chọn nào cho bạn?

--------------

Giả sử một ngày đẹp trời, đồng nghiệp đưa cho bạn một khoản chi phí gian lận, bạn có nhận làm việc đó không? Bạn nói với cấp trên và cấp trên cũng đồng thuận yêu cầu bạn làm. Mặc dù bạn biết đó là chi phí gian lận.???

Nếu bạn nhận làm thì chúc mừng bạn đã tham gia hệ thống “mối mọt”

Nếu bạn không nhận làm thì cả hệ thống sẽ tẩy chay bạn, sớm muộn bạn sẽ bị cô lập và phải ra đi.

Bạn chọn liêm chính hay chọn gian trá???

Đường nào cũng khó!

“Nước đã đục rồi thì khuấy cho nó đục thêm”

Hay như Khuất Nguyên đã than “cả đời say một mình ta tỉnh, cả đời tỉnh một mình ta say”

Có còn phương pháp hay con đường khác không?

Cùng họ nhà tôi có anh tốt nghiệp loại giỏi từ Liên Xô về thế mà sau này đi làm xe ôm. Papa tôi lúc nào cũng mang bài học đó ra như một minh chứng hùng hồn cho một con người quá trong sạch, đến nỗi trí thức mà phải đi làm xe ôm. Bởi vì cứ thấy bất bình là anh ta lên tiếng

1. Từ phía bạn:

Câu trả lời là bạn có đủ bản lĩnh để bảo vệ chính nghĩa

2. Từ phía lãnh đạo

Và câu trả lời nữa là ở lãnh đạo chứ không phải ở bạn. Lãnh đạo có sáng suốt mà dùng hiền tài thì bạn sẽ được bảo vệ và cất nhắc. Họ sẽ tạo ra một môi trường mà ở đó sáng tạo và phát triển được kích thích thay vì gian lận, dối trá

3. Từ phía đồng nghiệp

Nếu bạn sống trong một môi trường trong sạch thì mình bạn chẳng thể nào vấy bẩn

Chẳng bao giờ chúng ta có được cả 3 yếu tố đó cùng một lúc. Trong kinh tế học gọi đó là “môi trường lý tưởng”.

Vậy tùy vào 3 yếu tố đó như thế nào và tùy vào mục đích hành động của bạn mà bạn chọn hướng đi cho cuộc đời mình thôi.

Rất nhiều hiền tài trong doanh nghiệp ra đi vì họ chán nản với môi trường xung quanh. Nhưng thật sự tôi cho rằng họ ra đi là bao biện cho sự hèn nhát không dám đấu tranh vì lý tưởng sống.

---

Rất cám ơn Quý anh/chị đã đồng hành cùng VICC trên con đường cải tiến doanh nghiệp Việt.

CÂU LẠC BỘ KIỂM SOÁT NỘI BỘ VICC
THE VICC INTERNAL CONTROL CLUB

- Đăng ký tham gia sinh hoạt câu lạc bộ

- Cần biểu mẫu các loại qui trình hay tài liệu về kiểm soát nội bộ theo chuẩn quốc tế

- Muốn hợp tác và trao đổi về chuyên môn kiểm soát nội bộ

Xin vui lòng liên hệ:
TRẦN THỊ HẠNH MAI
CHỦ TỊCH CÂU LẠC BỘ
- Điện thoại : +84 938699 246
- Thư điện tử : internalcontrolvietnam@gmail.com

- Blog chia sẻ kinh nghiêm kiểm soát nội bộ:

http://kiemsoatnoibovicc.blogspot.com

- Blog chia sẻ kiến thức kiểm soát nội bộ:

http://internalcontrolvicc.blogspot.com

- Trụ sở: 72 Trương Công Định, P14, Q Tân Bình

Tái cơ cấu hay cải tiến?

Khi nghĩ đến việc sắp xếp lại tổ chức, các xếp nhà ta nghĩ ngay đến việc đầu tiền là “thay máu” hay một chương trình tái cơ cấu rất hoành tráng, tầm cỡ. Việc này cực kỳ rủi ro đối với hê thống quản trị, đôi khi không thành công có thể dẫn đến sự sụp đổ của doanh nghiệp.

Và kế đến bước tiếp theo nhờ tư vấn có khi chi phí lên đến hàng vài trăm triệu thậm chí hàng tỷ. Và thường thì các lãnh đạo nhà ta dùng tư vấn nước ngoài vì tư tưởng sính ngoại hay e sợ công ty trong nước không đủ trình độ???

Đành rằng các tổ chức tư vấn nước ngoài có kiến thức chuyên môn nghiệp vụ giỏi tuy nhiên họ chưa hiểu nhiều về văn hóa tổ chức VN, Có khi họ áp nguyên mô hình quản lý phát triển của ngoại quốc vào môi trường doanh nghiệp VN đang phát triển thì liệu có hiệu quả? Việc môi trường quản lý cần thời gian và công sức nghiên cứu để phù hợp thích ứng. Việc đó có thể gây ra xáo trộn trong tổ chức, cái đó gọi là sốc văn hóa tổ chức.

Hơn thế nữa, doanh nghiệp VN có thể bị đánh cắp bí mật kinh doanh khi ngoại quốc can thiệp quá sâu vào trong tổ chức mà ít doanh nghiệp đề phòng.

Thế đấy việc cải tiến doanh nghiệp mình lại dựa chủ yếu từ ngoại lực? vậy tại sao không dùng chính nội lực. “hiền tài là tài sản có thể đào tạo tại chỗ cơ mà”.

Theo mình nghĩ, việc cải tiến bắt đầu từ những việc rất nhỏ nhặt, từng việc từng việc một từ chính những con người bên trong tổ chức. Bởi vì bạn có xây dựng một mô hình tổ chức hiện đại hoàn hảo thế nào mà chính con người trong tổ chức không muốn thay đổi hoặc không theo kịp, thì công sức đó cũng chỉ nằm trên giấy, nó không tồn tại trong thực tế hoặc cải tiến rất chậm. Và nếu việc cải tiến lại từ chính những người bên trong tổ chức thì bạn ít bị vấp phải chống đối, biểu tình, không đồng thuận từ bên trong. Đồng thời bạn có thể phát huy tối đa được nội lực và tránh được những rủi ro sốc văn hóa khi tiến hành cơ cấu lại.

Việc cải tiến đơn giản chỉ bắt đầu từ câu hỏi “còn có thể tốt hơn không?” từ những công việc rất chi tiết và cụ thể. Ví dụ như:

1. Văn bản lưu trữ có thể khoa học và trích lục nhanh chóng hơn không? Trước kia bạn mất ít nhất 30 phút để tìm được một hợp đồng gốc được lưu ở tệp hồ sơ nào không rõ, thì trong 5 phút bạn có thể tìm thấy nó không? và bằng cách nào?

2. Trước khi phải mất 1 tháng từ khi nhận hồ sơ tuyển dụng cho đến trả lời kết quả phỏng vấn thì giờ làm trong 1 tuần có được không? Cần đơn giản, gọn nhẹ đi và nhanh hơn ở khâu nào?

3. Bộ phận mua hàng phải mất ít nhất 2 tuần để mua vật tư, văn phòng phẩm, trang thiết bị cho tổ chức. Vậy rút xuống còn 1 tuần có được không? Nếu trong 1 tuần mà đáp ứng được đúng hạn và đảm bảo chất lượng cũng như giá cả cạnh tranh thì làm bằng cách nào?

4. Kế toán mua hàng có thể phân biệt rõ ràng khi nào là tài sản khi nào là vật tư khi nào là trang thiết bị không?

5. Bạn có thể đi làm đúng giờ không? Và để bạn đi làm đúng giờ thì công ty cần khuyến khích và đưa ra phương án chế tài như thế nào?

6. Trên mỗi tài sản của công ty có thể đánh mã số kiểm kê tài sản không?

7. Các loại biểu mẫu lưu hành có thống nhất được 1 bản duy nhất và dùng chung cho toàn hệ thống không?

8. Trước kia bạn mất thời gian là 4 tiếng để soạn 1 hợp đồng thì 1 tiếng bạn có thể hoàn thành nó không?

9. Trước kia bạn đánh 1 văn bản có tới 20 lỗi chính tả thì giờ giảm xuống còn 10 lỗi được không?

10. …vv

Những câu hỏi trên chính là những điều nhỏ nhặt mà các nhà lãnh đạo ta thường ít khi đặt câu hỏi. Họ bắt đầu từ xây dựng hệ thống bao gồm: chính sách, qui định, quy trình…rất vĩ mô mà quên đi rằng tổ chức của họ phát triển được từ những điều nhỏ nhặt tầm thường. Nó chỉ bắt đầu bằng 2 từ “cải tiến”

---

Rất cám ơn Quý anh/chị đã đồng hành cùng VICC trên con đường cải tiến doanh nghiệp Việt.

CÂU LẠC BỘ KIỂM SOÁT NỘI BỘ VICC
THE VICC INTERNAL CONTROL CLUB

- Đăng ký tham gia sinh hoạt câu lạc bộ

- Cần biểu mẫu các loại qui trình hay tài liệu về kiểm soát nội bộ theo chuẩn quốc tế

- Muốn hợp tác và trao đổi về chuyên môn kiểm soát nội bộ

Xin vui lòng liên hệ:
TRẦN THỊ HẠNH MAI
CHỦ TỊCH CÂU LẠC BỘ
- Điện thoại : +84 938699 246
- Thư điện tử : internalcontrolvietnam@gmail.com

- Blog chia sẻ kinh nghiêm kiểm soát nội bộ:

http://kiemsoatnoibovicc.blogspot.com

- Blog chia sẻ kiến thức kiểm soát nội bộ:

http://internalcontrolvicc.blogspot.com

- Trụ sở: 72 Trương Công Định, P14, Q Tân Bình

Quỹ đầu tư phát triển

Nếu người quan trọng đứng thứ 2 sau lãnh đạo mà là kế toán tài chính thì… nghĩa là những con số sẽ được thổi phồng trong báo cáo, giá trị ảo của doanh nghiệp tăng lên nhanh chóng. Nó như một trò chơi tung hứng, như một quả bóng thổi thật căng và đến lúc thì nổ hay xẹp từ từ. Điều đó có nghĩa là bài toán công nghệ không được trú trọng. Và viễn cảnh của doanh nghiệp như đã được đoán định sẵn, tồn tại trong một thời gian có giới hạn nào đó. Nếu có biết được rủi ro này thì hiếm khi KIỂM SOÁT NỘI BỘ dám ghi trong báo cáo kiểm soát…hì hì…vì liên quan đến chiến lược nên rất khó trình bày với lãnh đạo, sợ bị “ném” cho một câu xanh rờn “trứng khôn hơn vịt”

Mỗi lần đọc hay phân tích một báo cáo tài chính, bạn có biết mình nhìn vào cái gì trước tiên của một doanh nghiệp không?

Không phải là con số tổng tài sản, tổng nguồn vốn hay xác định kết quả kinh doanh…Mà là QUĨ ĐẦU TƯ PHÁT TRIỂN (TK 414).

Nhìn vào quĩ đầu tư phát triển có thể đoán được phần nào công nghệ của công ty đó trong tương lai. Các công ty có “nổ” hay thổi phồng họ đến mức nào nhưng cái anh “414” mà nhỏ thì có nghĩa là họ đang tự lừa dối chính mình và cả công chúng.

---

Rất cám ơn Quý anh/chị đã đồng hành cùng VICC trên con đường cải tiến doanh nghiệp Việt.

CÂU LẠC BỘ KIỂM SOÁT NỘI BỘ VICC
THE VICC INTERNAL CONTROL CLUB

- Đăng ký tham gia sinh hoạt câu lạc bộ

- Cần biểu mẫu các loại qui trình hay tài liệu về kiểm soát nội bộ theo chuẩn quốc tế

- Muốn hợp tác và trao đổi về chuyên môn kiểm soát nội bộ

Xin vui lòng liên hệ:
TRẦN THỊ HẠNH MAI
CHỦ TỊCH CÂU LẠC BỘ
- Điện thoại : +84 938699 246
- Thư điện tử : internalcontrolvietnam@gmail.com

- Blog chia sẻ kinh nghiêm kiểm soát nội bộ:

http://kiemsoatnoibovicc.blogspot.com

- Blog chia sẻ kiến thức kiểm soát nội bộ:

http://internalcontrolvicc.blogspot.com

- Trụ sở: 72 Trương Công Định, P14, Q Tân Bình

Ỷ lại vào lợi thế

1. Ỷ lại lợi thế về mối quan hệ hay tài chính:

· 8 giờ làm việc thì 9 giờ mới đủng đỉnh café ăn sáng về; `13:00 làm việc thì 13:30 vẫn còn nghỉ trưa;

Nhậu nhẹt trong giờ hành chính;

Nhân viên kế toán không thể phân biệt được đâu là tài sản, đâu là công cụ, đâu là nguyên vật liệu để hạnh toán cho đúng.

Các phần mềm rất nhiều mà đến giờ vẫn dùng excel là cung cụ chủ yếu quản lý thông tin dữ liệu

Bộ phận nhân sự không rõ có bao nhiêu nhân sự và bao nhiêu qui trình được ban hành.

… vv

Vì cán bộ nhân viên nghĩ rằng tổ chức có nhiều dự án lớn do có mối quan hệ tốt hay có một vài lợi thế cạnh tranh do dẫn đầu công nghệ hoặc tài chính dồi dào nên dẫn đến suy nghĩ chủ quan. Từ suy nghĩ biểu hiện qua hành động. Họ ỷ lại do có lợi thế rồi quên đi thậm chí chả thèm nghĩ đến việc cải tiến, việc phát triển; họ lười lao động và lười học hỏi. Cái gốc của cải tiến là tinh thần sáng tạo, là ý chí cầu tiến và là tinh thần làm việc chăm chỉ không ngơi nghỉ. Họ chỉ đang trên con đường đi tới chiến thắng mà đã “ngộp trong vinh quang”, ngủ quên trên ảo tưởng.

Mình gọi đây là hội chứng NGƯỜI MỘNG DU

2. Ỷ lại là thân quen

Hàng phải giao trong hợp đồng là loại 1 giá trị 160 triệu thì ta thay thế loại 2 chỉ 130 triệu thôi. Nghĩa là “bỏ túi” 30 triệu. Đối tác có bộ phận giám sát chất lượng QAQC ư? Yên tâm đi ta “lót tay” cho nhân viên đối tác sẽ không bị phát hiện, ổn hết. Mà nếu có bị phát hiện thì phía đối tác là bạn bè thân thích, chỉ phật lòng chút xíu rồi bỏ qua ấy mà. Buôn không gian, bán không lận thì sao mà lời. Anh em chiến hữu với nhau lâu năm ai xăm xoi mấy cái vụn vặt đó. Mấy cái gọi là vụn vặt ấy trong kinh doanh nó có nghĩa là đảm bảo chất lượng và uy tín đấy. Chỉ vì tham cái lợi nhỏ mà bỏ qua xây dựng thương hiệu. Coi thương hiệu là thứ mà mấy lão giáo sư, tiến sĩ giảng dạy trong trường học. Suy nghĩ của người làm ăn nhỏ.

Dịch vụ kém ư? Hàng hóa tiêu thụ chậm hoặc không đạt doanh số so với mục tiêu chất lượng ISO. À toàn người thân tín làm thì phải an tâm và tốt hơn người ngoài chứ. Đổ đổi lỗi do thị trường hay hoàn cảnh này nọ chứ không phải là năng lực của nhân viên. Mà nếu có biết là do năng lực của nhân viên thì nghĩ rằng tuyển đứa không quen vào nó trục lợi rồi có khi bán cả công ty chưa biết chừng. Thôi cứ dùng người thân, cẩn thận cho nó chắc ăn.

Một vài ví dụ cho thấy điệp khúc đó được lặp đi lặp lại từ năm này sang năm khác, từ công ty này sang công ty khác …không khác nhau là mấy, chẳng khó để nhận ra

Vì văn hóa Á Châu, cũng giống như văn hóa kinh doanh của người Hàn, người Việt cũng chỉ để con cháu hoặc bạn bè thân thích nhận những hợp đồng hoặc làm ăn cùng; ít để cho người lạ hoặc công ty bên ngoài “xâm lấn”. Nghĩa là ít cạnh tranh tự do. Tư tưởng này có ngay cả trong tuyển dụng và cân nhắc nguồn nhân lực: chỉ tuyển người quen. Điểm mạnh của cách làm này là làm cho nội lực phát triển, “đoàn kết là sức mạnh vô địch” mà. Có điều khi chúng ta nghĩ rằng những hợp đồng dễ dàng có được mà cậy quen biết rồi quên đi đảm bảo uy tín chất lượng, quên đi xây dựng hệ thống, xây dựng thương hiệu. Ỷ lại vào nhờ vả, bao bọc hoặc bảo trợ mà ì ạch thay đổi. Nghĩa là sản phẩm dịch vụ ít cải tiến hoặc chậm phát triển. Lẽ ra có được lợi thế thì đó là động lực phát triển nhưng lợi thế lúc này lại là yếu tố khiến chúng ta bị đẩy lùi. Trong khi cũng bài đó, các công ty Hàn đoàn kết phát triển ầm ầm là vì họ ý thức bởi sự cải tiến, bởi phát triển. Còn chúng ta thì vẫn đủng đỉnh hạng bét.

Trong khi thế giới phát triển như vũ bão, chúng ta vẫn bình thản bằng lòng ở “hạng ba”. Mình gọi đây là hội chứng NGƯỜI QUEN BIẾT

3. Ỷ lại là COCC

Nhân viên biển thủ thủ tiền hay tài sản ư? Ồ khi phát hiện ra thì là toàn anh em con cháu cả mà, bỏ qua rút kinh nghiệm đi, ai mà phạt hay nghiêm trị…ồ ta là COCC mà

Qui định là phải mặc đồ bảo hộ lao động khi làm việc à, ta thích thì mặc, không thích thì thôi…ta là COCC mà, ai phạt được ta

Nghỉ phép ở nhà mà không đi làm à, ta nói khéo với phòng hành chính nhân sự vẫn chấm công ta đều đều…ta là COCC mà, ai dám trừ lương ta…

Chậm tiến độ công việc hả, đơn hàng giao trễ thường xuyên hả, bảo quản mất mát thất thoát tài sản hả…ta là người nhà sếp mà, ai dám phạt ta….

Hàng tá những ví dụ cho thấy HỘI CHỨNG NGƯỜI QUAN TRỌNG, họ cậy quen thân với các cấp lãnh đạo hoặc gia đình, họ hàng giữ địa vị trong xã hội mà không thèm để ý tuân thủ kỷ luật lao động, quy định chính sách của doanh nghiệp.

Hội chứng này hầu hết các doanh nghiệp Việt dính phải. Mình chiến đấu vài năm với nó, lúc thắng, lúc bại nhưng phần lớn là mình thất bại. COCC mà

TÓM LẠI:

Một tổ chức tận dụng được lợi thế cạnh tranh như thế nào là phụ thuộc chủ yếu vào tầm nhìn và ý chí của người lãnh đạo. Chúng ta thu những lợi ích dài hạn và tầm cỡ hay là vun vặt trước mắt? Chúng ta xây dựng hình ảnh một công ty đại chúng hay gia đình? Câu trả lời đó chỉ có lãnh đạo mới quyết định được. Nhưng mỗi người bản thân chúng ta thì biết rõ trong chính công việc riêng của mình. Nếu chúng ta không thể xây dựng uy tín thương hiệu cho tổ chức thì cũng có thể xây dựng uy tín thương hiệu bản thân. Đó là tránh xa 3 hội chứng đó càng nhiều thì càng tốt.

---

Rất cám ơn Quý anh/chị đã đồng hành cùng VICC trên con đường cải tiến doanh nghiệp Việt.

CÂU LẠC BỘ KIỂM SOÁT NỘI BỘ VICC
THE VICC INTERNAL CONTROL CLUB

- Đăng ký tham gia sinh hoạt câu lạc bộ

- Cần biểu mẫu các loại qui trình hay tài liệu về kiểm soát nội bộ theo chuẩn quốc tế

- Muốn hợp tác và trao đổi về chuyên môn kiểm soát nội bộ

Xin vui lòng liên hệ:
TRẦN THỊ HẠNH MAI
CHỦ TỊCH CÂU LẠC BỘ
- Điện thoại : +84 938699 246
- Thư điện tử : internalcontrolvietnam@gmail.com

- Blog chia sẻ kinh nghiêm kiểm soát nội bộ:

http://kiemsoatnoibovicc.blogspot.com

- Blog chia sẻ kiến thức kiểm soát nội bộ:

http://internalcontrolvicc.blogspot.com

- Trụ sở: 72 Trương Công Định, P14, Q Tân Bình