KIỂM SOÁT NỘI BỘ VICC: tháng 12 2015

Thứ Năm, 10 tháng 12, 2015

KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHỈ TRÍCH NGƯỜI LAO ĐỘNG CÓ ĐÚNG KHÔNG?

THÀNH VIÊN VICC TRAO ĐỔI:

- Chị Th chia sẻ: Trưởng phòng kiểm soát nội bộ của chị khi kiểm tra ra sai phạm thì hay la mắng và chỉ trích nhân sự các phòng ban khác. (HCM ngày 06/12/2015)

- Anh Ng chia sẻ: các bạn làm kiểm soát nội bộ đi kiểm tra mọi người mà họ làm như họ là “khâm sai đại thần” mang “thượng phương bảo kiếm” ấy. Đi kiểm tra mà bắt mọi người làm theo ý của mình chứ không theo quy trình của tổ chức. (HCM ngày 10/12/2015)

KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRẢ LỜI:

Nếu là kiểm soát nội bộ mà bắt đầu với chỉ trích, phê phán…thì đó là một ngày làm việc bão tố…hì hì

Mình xin trao đổi tình huống của hai bạn ở 2 góc độ sau:

XÉT VỀ QUY TRÌNH KIỂM SOÁT TỔ CHỨC

Việc của Kiểm soát nội bộ là nhìn nhận, quan sát, sau đó ghi nhận lại rồi báo cáo lại Trưởng phòng/Trưởng Bạn kiểm soát thôi. Nghĩa là họ là một bộ phận độc lập quan sát khách quan hoạt động của tổ chức. Theo quy trình thì họ không có quyền can thiệp và xử lý trực tiếp sai phạm. Họ chỉ đánh giá tình hình kiểm soát nội bộ và đưa phương án cải tiến. Từ phương án cải tiến đó sẽ được gửi cho các quản lý cấp cao như: Hội đồng quản trị (hoặc Hội đồng thành viên), Ban giám đốc, Tổng giám đốc hoặc giám đốc…xem xét. Với những ý kiến CẢI TIẾN được phê duyệt thì từ đó CEO/Giám đốc tác nghiệp phối hợp với các Chủ quy trình (thường là Trưởng các phòng ban) đưa vào quy trình hoạt động, chính sách, thủ tục của công ty. Trong môi phòng ban chức năng hoặc Người chủ quy trình có Giám sát trực tiếp thì anh/chị này được quyền can thiệp xử lý sai phạm của người lao động trong quá trình làm việc.

Do đó tình huống anh/chị đưa ra là Kiểm soát nội bộ trực tiếp xử lý (tức là la mắng, chỉ trích) những sai phạm của người lao động là sai. Theo quản lý chiều dọc từ cấp trên xuống cấp dưới nghĩa là người lao đông chịu sự quản lý điều hành của cấp trên của họ (tức là những người chủ quy trình), còn kiểm soát nội bộ tham gia vào quá trình điều hành là không đúng về mặt thông tin quản lý. Hậu quả là sẽ gây xung đột và rối loạn hệ thống thông tin đã được thiết kế trong tổ chức. Kiểm soát nội bộ chính là quản lý theo chiều ngang, nghĩa là quản lý theo quá trình hoạt động, họ gián tiếp, từ bên ngoài dõi theo hoạt động dòng chảy của công việc.

Ví dụ: Trong việc đi kiểm tra phòng mua hàng, thấy viên mua hàng ghi sai giá trị hợp đồng. Thì kiểm toán nội bộ tùy từng trường hợp sai phạm nặng hay nhẹ có thể đưa ra mức phạt vi phạm theo quy chế hoạt động của doanh nghiệp. Nếu chưa có quy chế phạt thì họ đề xuất quy chế phạt. Như vậy là việc đưa ra hình thức phạt không tuân thủ là công việc của Kiểm toán nội bộ chứ không phải công việc của ông Kiểm soát nội bộ.

Còn kiểm soát nội bộ khi thấy sai sót. Kiểm soát nội bộ không có quyền la mắng hay chỉ trích hay yêu cầu họ làm lại cho đúng. Mà Kiểm soát nội bộ lúc này chỉ thu thập chứng cứ và ghi nhận sai phạm vào lịch trình kiểm soát. Sau đó họ thống kê toàn bộ sai phạm và đánh giá, xếp loại tình hình kiểm soát trên báo cáo kiểm soát. Sau nữa là họ tìm phương án phòng ngừa không cho việc ghi sai giá trị hợp đồng có thể xảy ra nữa. Trong tình huống này có thể có 2 trường hợp xảy ra:

- Trường hợp nhân viên cố tình ghi sai để trục lợi thì họ sẽ đề xuất có ý kiến cho tuyển thêm một Giám sát mua hàng vào cơ cấu tổ chức, giám sát mua hàng làm nhiệm vụ kiểm tra giá trị hợp đồng trước khi trình Giám đốc mua hàng ký; Khi trên sơ đồ tổ chức có chức vụ giám sát mua hàng rồi, thì việc của anh chị này là kiểm tra kết quả hay quá trình làm hợp đồng của nhân viên mua hàng. Anh/chị này mới có quyền can thiệp trực tiếp vào công việc lập hợp đồng. Nếu họ làm sai anh/chị này có quyền điều chỉnh cho đúng. Còn kiểm soát nội bộ không có quyền trực tiếp điều chỉnh sai phạm trên hợp đồng mà họ chỉ ghi nhận và báo cáo lại cấp có thẩm quyền để phối hợp CẢI TIẾN tổ chức.

- Trường hợp nhân viên mua hàng do cẩu thả mà ghi sai giá trị hợp đồng: Kiểm soát nội bộ đề xuất phương án là thay đổi trên quy trình làm việc đó; yêu cầu nhân viên mua hàng đọc lại ít nhất 3 lần hợp đồng trước khi chuyển giám đốc mua hàng ký. Việc này nhằm hạn chế sai sót có thể xảy ra.

Vậy từ ví dụ trên ta hiểu rằng Kiểm soát nội bộ họ đánh giá ở tổng thể hoạt động tổ chức chứ không đi sâu vào từng sự vụ nhỏ nhặt. Họ can thiệp gián tiếp để đưa phương án CẢI TIÊN chứ không trực tiếp can thiệp vào hoạt động

XÉT VỀ KỸ NĂNG MỀM CỦA KIỂM SOÁT NỘI BỘ

Khi phát hiện ra sai phạm của các phòng ban chức năng mà kiểm soát nội bộ chỉ trích, phê phán, la mắng họ là chưa hợp lý.

Ví dụ: khi đi kiểm tra hợp đồng của phòng mua hàng, thấy họ trình bày sai lỗi chính tả nhiều hoặc là không đúng các quy định của pháp luật. Kiểm soát nội bộ sẽ đưa ý kiến cải tiến trên lịch trình kiểm soát là có thể cho nhân viên đi học lớp lập hợp đồng theo chuẩn quốc tế, gửi nhân viên đi học lại kỹ năng đánh văn bản. Tức là thay vì la mắng, chỉ trích, trừ lương, đuổi việc thì họ chọn cách đào tạo lại nguồn nhân lực là cách làm thông mình và hợp lý hơn. Phạt người lao động vừa gây tâm lý bất an và gia tăng xung đột trong tổ chức, đồng thời cũng có thể gây mất đoàn kết nội bộ mà hiệu quả chưa chắc đã đạt được.

Nên nhớ rằng kiểm soát nội bộ mang sứ mệnh CẢI TIẾN chứ không phải là “đao phủ” chuyên đi soi mói. Nên chúng tôi xác định tình huống anh/chị trao đổi là một ví dụ cho việc thiết kế sai hệ thống kiểm soát nội bộ

----

Người trả lời (11/12/2015):

Ms Trần Thị Hạnh Mai, Trưởng Ban R&D, VICC

Kiểm soát nội bộ, CFA

(Vui lòng ghi rõ nguồn của VICC)
----

HỘI THẢO KIỂM SOÁT NHÂN SỰ:

PHƯƠNG PHÁP THẨM ĐỊNH HIỆU SUẤT LÀM VIỆC VÀ PHẢN HỒI

Vào đường link sau để đăng ký tham dự chương trình:

https://goo.gl/forms/Jk4nTwg2qEz24C2v1

KHÓA KIỂM SOÁT TỔ CHỨC LEVEL 1

Vào đường link sau để đăng ký tham dự:

http://goo.gl/forms/dcIMWNPwr0

---

Rất cám ơn Quý anh/chị đã đồng hành cùng VICC trên con đường cải tiến doanh nghiệp Việt

CÂU LẠC BỘ KIỂM SOÁT NỘI BỘ VICC

THE VICC INTERNAL CONTROL CLUB

Trụ sở: 72 Trương Công Định, P14, Q Tân Bình

Web: http://kiemsoat.weebly.com

Đăng ký tham gia sinh hoạt câu lạc bộ Kiểm Soát Nội Bộ VICC hoàn toàn miễn phí tại đường link sau: http://goo.gl/forms/ypPj1PNTM5

Cần hợp tác và trao đổi về chuyên môn KIỂM SOÁT NỘI BỘ xin liên lạc:

CHỦ TỊCH CÂU LẠC BỘ

TRẦN THỊ HẠNH MAI

Điện thoại: +84 938 699 246

Thư điện tử: internalcontrolvietnam@gmail.com

Facebook: https://www.facebook.com/tranthihanhmaivicc

Skype: tranthihanhmai

Blog (chia sẻ kinh nghiệm kiểm soát nội bộ):

http://kiemsoatnoibovicc.blogspot.com

Blog (chia sẻ kiến thức kiểm soát nội bộ):

http://internalcontrolvicc.blogspot.com

Blog (hỏi đáp về kiểm soát nội bộ):

http://hoidapkiemsoatnoibovicc.blogspot.com

Blog (các khóa chia sẻ kiểm soát nội bộ):

http://chiasekiemsoatnoibovicc.blogspot.com

Blog (chia sẻ kiểm soát mua hàng và chuỗi cung ứng):

http://purchasingandsupplychaincontrolvicc.blogspot.com

http://answerpurchasingandsupplychaincontrol.blogspot.com

Blog (chia sẻ kiểm soát nhân sự):

http://humanresourcecontrolvicc.blogspot.com

Blog (chia sẻ kiểm soát cấu trúc tổ chức):

http://organizationalstructurecontrolvicc.blogspot.com

Blog (chia sẻ kiểm soát văn hóa tổ chức):

http://organizationalculturecontrolvicc.blogspot.com

Blog (chia sẻ kiểm soát hoạch định):

http://planningcontrolvicc.blogspot.com

Blog (học bổng kiểm soát):

http://hocbongkiemsoattochuc.blogspot.com

ĐỐI PHÓ VỚI KHÁNG CỰ TỪ MÔI TRƯỜNG KIỂM SOÁT

THÀNH VIÊN VICC TRAO ĐỔI:

Trong khi làm kiểm soát nội bộ lung túng không biết bằng cách nào có thể hối thúc người ta cung cấp số liệu để kịp thời phân tích: thấy các bộ phận phòng ban khác không hợp tác, đôi khi không đưa số liệu hay báo cáo, có cung cấp cho chị thì cũng rất chậm. Họ lấy lý do bận công việc hàng ngày nên không cung cấp kịp thời.

KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRẢ LỜI:

Sau đây mình xin phân tích kỹ tình huống của bạn ở 2 góc độ như sau

A. XÉT VỀ KIỂM SOÁT TỔ CHỨC

Trong 2 loại kiểm soát có “Kiểm soát dò tìm” và “Kiểm soát ngăn ngừa”. Trên thế giới “Kiểm soát ngăn ngừa” được ưa thích hơn là bởi vì ngăn ngừa trước rủi ro yếu điểm trước khi nó xảy ra thì doanh nghiệp đỡ bị thiệt hại nguồn lực.

Nhưng không hiểu sao các bác quản lý nhà ta việc đầu tiên là dùng “Kiểm soát dò tim”, nghĩa là kiểm tra, giám sát xem có sai sót, bỏ quên, trình bày sai, gian lận hay không? Khi bạn đưa ra chứng cứ chứng tỏ người ta vi phạm thì vì tâm lý lo sợ (bởi chẳng ai có thể làm đúng hoàn toàn) nên họ kháng cự với KIỂM SOÁT là điều bình thường. Mức độ nhẹ là từ chối cung cấp thông tin, nặng hơn chút nữa là xung đột như cãi nhau, xô xát, nặng hơn nữa thì dọa nạt, uy hiếp, đánh người…vv Những tình huống đó trong khi đi làm kiểm soát nội bộ mình gặp thường xuyên. Thậm chí họ còn xúi giục biểu tình, chống đối toàn công ty ấy chứ. 3 năm kinh nghiệm khiến mình thận trọng hơn khi tiếp xúc với phương pháp “kiểm soát dò tìm” này. Với những bạn mới vào nghề kiểm soát hay là mới xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ, mình khuyên nên làm “kiểm soát ngăn ngừa” trước. Nghĩa là chúng ta tập trung thiết lập các cơ chế kiểm soát tốt, cộng với việc ngăn ngừa các yếu điểm rủi ro trên quy trình, thủ tục, chính sách của công ty hơn là thay vì chú trọng vào việc dò tìm chúng.

B. XÉT THEO KHUNG CHUẨN QUỐC TẾ COSO

Việc không hợp tác của các phòng ban khác với kiểm soát nội bộ là biểu hiện của môi trường kiểm soát chưa tốt. Mình xin phân tích một vài yếu tổ thuộc môi trường kiểm soát đang ảnh hưởng đến công việc của bạn như sau:

1. Chỉ có giám đốc tài chính (là sếp trực tiếp của bạn) hiểu tầm quan trọng của kiểm soát nội bộ thôi thì chưa đủ. Hệ thống kiểm soát tổ chức phải được hậu thuẫn và hòa hợp bởi Ban giám đốc. Điều này là quan trọng hàng đầu. Với những động thái bạn miêu tả thì mình hiểu Ban giám đốc mới chỉ ấn tượng và cho áp dụng thử, họ đang trong tâm thế như tò mò với một hệ thống quản lý mới áp dụng vào công ty, như là “để xem sao” chứ chưa có một quyết tâm hay mục tiêu cụ thể cho việc kiểm soát. Mục tiêu cụ thể ví dụ như: giảm bao nhiêu % chi phí từ việc giảm bao nhiêu % sai sót, tránh bao nhiêu % gian lận. Nếu ban giám đốc đề cao vai trò của kiểm soát nội bộ thì kiểm soát nội bộ mới chính thức được trao quyền. Bạn nên nhớ rằng ở nước ngoài họ rất thận trọng khi áp dụng một hệ thống mới vào công ty, còn ở Việt Nam ta thường thấy hay là áp dụng ngay mà chưa nghiên cứu kỹ dẫn đến đối kháng từ người lao động là điều dễ hiểu.

2. Rõ ràng là ở đây nguồn lực tổ chức của bạn chưa có sẵn sàng cho chương trình kiểm soát nội bộ. Biểu hiện ở đây là bạn chỉ được học khái niệm về khung kiểm soát COSO mà chưa có công cụ và kỹ thuật kiểm soát. Thêm vào nữa là khi áp dụng kiểm soát nội bộ vào tổ chức nghĩa là lúc này bắt đầu có thay đỏi, việc gián đoạn trong sản xuất kinh doanh là một yếu tố tất yếu sẽ xảy ra bởi sẽ cần thời gian để người lao động làm quen và họ kháng cự là biểu hiện bình thường của việc thay đổi tổ chức. Việc kiểm soát nội bộ là làm giảm thiểu gián đoạn và kháng cự đó. Cái này là kỹ năng của kiểm soát nội bộ phải học. Cái này cũng cần thời gian chứ không thể nôn nóng được. Một lộ trình kiểm soát nội bộ là cần thiết

3. Bạn phải quan sát và nhận định xem văn hóa công ty có đề cao tính liêm chính và đạo đức hay không? bởi nếu người lao động họ tự giác thì lượng công việc mà phải kiểm tra giám sát trực tiếp sẽ ít hơn và họ cũng ít kháng cự với thay đổi hơn

4. Do kiểm soát nội bộ chỉ được hiểu và nói miệng với nhau mà chưa thể hiện trên sơ đồ tổ chức quản lý rõ ràng. Qua mô tả mình được hiểu là chưa tổ chức đúng với Luật doanh nghiệp năm 2014 đó là công ty bạn chưa có Ban kiểm soát mà chỉ có Phòng kiểm soát trực thuộc Giám đốc tài chính (CFO). Bạn có thể đọc tham khảo Ban kiểm soát nằm ở đâu trong cơ cấu tổ chức ở đường link sau:
http://hoidapkiemsoatnoibovicc.blogspot.com/2015/12/kiem-soat-noi-bo-nam-o-au-trong-co-cau.html

5. Tuy đã được ủy quyền và phê chuẩn từ quản lý cấp cao nhưng những quy trình, thủ tục kiểm soát nội bộ chưa có thì cũng gây khó khăn cho kiểm soát nội bộ. Mà hơn nữa chính những quy trình và thủ tục kiểm soát nội bộ phải được “chỉ dẫn các hoạt động kiểm soát” thì bạn mới biết làm. Đằng này bạn làm theo kinh nghiệm nên cũng có thể là bạn kiểm soát không đúng cách dẫn đến người lao động sẽ kháng cự.

6. Ban giám đốc chưa đưa ra được chiến lược kiểm soát nội bộ cũng là một rào cản và là nguyên nhân của kháng cự.

7. Và cuối cùng là những nguyên tắc và mục tiêu về kiểm soát nội bộ chưa được đưa ra rõ ràng. Theo Khung chuẩn quốc tế về Kiểm soát nội bộ COSO thì mục tiêu kiểm soát bao gồm:

o Tuân thủ luật và quy định

o Tuân thủ chính sách và quy trình của công ty

o Tuân thủ với các điều khoản và điều kiện trong hợp đồng.

o Phê chuẩn, cấp phép

o Kiểm soát nội bộ qua báo cáo tài chính:

§ Ghi chép và phản ảnh nợ phải trả

§ Ghi chép và phản ánh nợ phải thu.

§ Ghi chép các giao dịch.

§ Tính liên tục (disclosed)

§ Xem xét báo cáo hoạt động và báo cáo tài chính.

§ Tính liêm chính.

o Độ chính xác

o Tính đầy đủ

o Đúng lúc, hợp lý về mặt thời gian

§ Phân chia nhiệm vụ

§ Bảo vệ tài sản (quản lý tài sản)

----

Người trả lời (10/12/2015):

Ms Trần Thị Hạnh Mai, Trưởng Ban R&D, VICC

Kiểm soát nội bộ, CFA

(Vui lòng ghi rõ nguồn của VICC)

---