Thứ Tư, 1 tháng 2, 2017

4 SAI LẦM CỦA KIỂM SOÁT GÂY KHÁNG CỰ TRONG DOANH NGHIỆP (PHẦN 2)

1.KIỂM SOÁT NỘ BỘ ÁP ĐẶT
2. KIỂM SOÁT ĐANG LẠM DỤNG QUYỀN LỰC
Một năm đã qua đi, nhìn nhận lại chặng đường của KIỂM SOÁT NỘI BỘ,
Thường thì chính bộ máy quản lý công ty chưa rõ nhiệm vụ và quyền hạn của Kiểm Soát Nội Bộ nằm ở đâu trên cấu trúc tổ chức nên dẫn đến các bác Kiểm Soát lạm dụng quyền lực.

Kiểm Soát Nội Bộ sau khi phát hiện những khu vực có rủi ro và yếu điểm của tổ chức thì đưa ra những phương án cải tiến. Nhưng những phương án này khi đưa vào thực tế thì các quản lý và người lao động hoặc là kháng cự hoặc là triển khai cải tiến chậm. Thế là các bác Kiểm Soát Nội Bộ nhà ta “gạt” những quản lý ra một bên và tự mình “nhúng” tay vào thực hiện. Việc này thì chúng tôi đánh giá cao lòng nhiệt tình CẢI TIẾN của họ nhưng chúng tôi cũng xin phân tích những mặt trái như sau:

Sai nhiệm vụ của Kiểm Soát: đã là Kiểm Soát  nghĩa là độc lập khách quan, không làm, đứng ngoài nhìn nhận và định giá. Nhưng Kiểm Soát Nội Bộ lại “nhảy” vào làm nghĩa là đã không còn tính khách quan mà lại là chủ quan vì anh đã tham gia vào quá trình thực hiện.

Hệ thống có thể bị bẻ gẫy vì lung lay niềm tin: việc Kiểm Soát can thiệp trực tiếp xử lý công việc của các phòng bạn bộ phận mặt khác đã phá vỡ hệ thống vận hành hiện trạng. Có thể việc này có tác dụng trong ngắn hạn là hệ thống vận hành tốt hơn không bị “tắc” ở một khâu nào đó của quy trình. Nhưng nó bị tổn thương về mặt dài hạn, gây rối loạn hoạt động trong tổ chức và bẻ gẫy niềm tin của các quản lý và người lao động. Vì họ cho rằng họ không được tin tưởng nữa, có thể quản lý cấp cao đã nghi ngờ khả năng hay lòng trung thành của họ. Kết quả là văn hóa tổ chức có thể bị sụt giảm và hệ thống có nguy có bị bẻ gẫy. Nếu mất niềm tin nặng thì họ có thể tách ra và trở thành đối thủ cạnh tranh. Một kịch bản có thể là đình công và hiệu suất giảm là rất có thể.


Là Kiểm Soát Nội Bộ nếu quá sa đà vào thể hiện thành tích và đam mê quyền lực hoặc để cái tôi của mình cao quá, tự huyễn hoặc chỉ mình mới làm tốt còn những người khác không làm được gì nếu không có mình thì thật là nguy hiểm. Những người này có tố chất làm Giám Đốc Tác Nghiệp (COO) hoặc Quản lý chung (G Manager) hơn là làm Kiểm Soát. Bởi Kiểm Soát là tảng băng chìm của doanh nghiệp. Ít khi họ xuất đầu lộ diện để thực thi.

Phân tích tình huống
Ms Trần Thị Hạnh Mai 
Trưởng R&D, Phòng R&D CÂU LẠC BỘ KIỂM SOÁT NỘI BỘ VICC 

----
Để học kiến thức cơ bản khởi đầu về KIỂM SOÁT NỘI BỘ, hãy đăng ký tham gia khóa chia sẻ sau:
KHÓA KIỂM SOÁT TỔ CHỨC LEVEL 1
Vào đường link sau để đăng ký tham dự:
Liên hệ:
+84 986 970 683 - 0903 160 838
---
Rất cám ơn Quý anh/chị đã đồng hành cùng VICC trên con đường cải tiến doanh nghiệp Việt
CÂU LẠC BỘ KIỂM SOÁT NỘI BỘ VICC
THE VICC INTERNAL CONTROL CLUB
Trụ sở: 72 Trương Công Định, P14, Q Tân Bình
Web: http://kiemsoat.weebly.com
Đăng ký tham gia sinh hoạt câu lạc bộ Kiểm Soát Nội Bộ VICC hoàn toàn miễn phí tại đường link sau:  http://goo.gl/forms/ypPj1PNTM5
Cần hợp tác và trao đổi về chuyên môn KIỂM SOÁT NỘI BỘ xin liên lạc:
CHỦ TỊCH CÂU LẠC BỘ
TRẦN THỊ HẠNH MAI
Điện thoại: +84 938 699 246
Facebook: https://www.facebook.com/tranthihanhmaivicc
Skype: tranthihanhmai
Blog (chia sẻ kinh nghiệm kiểm soát nội bộ): 
Blog (chia sẻ kiến thức kiểm soát nội bộ):    
Blog (hỏi đáp về kiểm soát nội bộ): 
Blog (các khóa chia sẻ kiểm soát nội bộ): 
Blog (chia sẻ kiểm soát mua hàng và chuỗi cung ứng): 
http://purchasingandsupplychaincontrolvicc.blogspot.com
Blog (chia sẻ kiểm soát nhân sự): 
Blog (chia sẻ kiểm soát cấu trúc tổ chức):
Blog (chia sẻ kiểm soát văn hóa tổ chức):
Blog (chia sẻ kiểm soát hoạch định):
Blog (học bổng kiểm soát):

Chủ Nhật, 23 tháng 10, 2016

4 SAI LẦM CỦA KIỂM SOÁT GÂY KHÁNG CỰ TRONG DOANH NGHIỆP (PHẦN 1)

4 SAI LẦM CỦA KIỂM SOÁT GÂY KHÁNG CỰ TRONG DOANH NGHIỆP

Có chị Kiểm Soát cho một trung tâm răng thẩm mỹ xin nghỉ vài tháng ở nhà vì kháng cự khiến chị căng thẳng.  Có anh Kiểm Soát cho công ty lĩnh vực điện thì bị toàn bộ các quản lý đệ đơn đuổi việc mình cho CEO…vv Còn rất nhiều trường hợp mà trong khi trao đổi với Kiểm Soát Nội Bộ hàng ngày mình vẫn nghe

Khi trao đổi với các Kiểm Soát Nội Bộ, chúng tôi thấy họ đang gặp phải kháng cự rất lớn từ phía quản lý và công nhân viên, chỉ có CEO hay hội đồng quản trị là ủng hộ. Trong tổ chức thì hòa hợp là hàng đầu, nếu luôn luôn gặp kháng cự như vậy thì tổ chức khó có thể phát huy tối đa nguồn lực cho phát triển. Nếu như thực thi chiến lược mà không đạt được đồng thuận thì khó tạo ra tính hữu hiệu và hiệu quả trong hoạt động. “Làm thế nào để đạt được sự đồng thuận” cũng là chủ đề mà chúng tôi đã đưa ra một năm trước đó trong các buổi họp mặt hoặc hội thảo của Câu Lạc Bộ Kiểm Soát Nội Bộ VICC.

Chúng ta phải hiểu rằng khi chúng ta đưa ra ý tưởng Cải Tiến thì Kháng Cự là bình thường. Tuy nhiên về mức độ Kháng Cự ít hay nhiều chúng ta sẽ có cách ứng phó.  Ở mức độ kháng cự nhẹ, quản lý và nhân viên không hài lòng sẽ biểu hiện ra hành vi; ở mức độ lớn họ có thể chống đối hoặc đình công. Trong phạm vi bài phân tích này chúng tôi sẽ đưa ra cho bạn những nguyên nhân và phương án khắc phục:


Thứ nhất là trong thực tế các Kiểm soát nội bộ thường có tâm lý áp đặt - rằng ý tưởng Cải Tiến của mình được quản lý cấp cao ủng hộ thì mọi người phải tuân theo. Mình giống như là “khâm sai đại thần vậy”, ai không tuân theo thì “chảm”, cưỡng bức họ thực hiện. Cách này trong Kiểm Soát gọi là phương pháp “top – down”, liệu pháp này mang lại kết quả nhanh và mạnh nhưng yếu điểm của nó sẽ gây kháng cự mạnh. Để giảm kháng cự bạn có thể cho người thực hiện tham gia vào trong quá trình đưa ra ý tưởng Cải Tiến. Để tự họ làm bạn sẽ phải tốn ít nỗ lực tác động hơn. Còn nếu họ không làm thì sao? Thì bạn nên thiết kế các phương pháp đo lường và hệ thống giám sát cho mỗi phương án đó. Tất nhiên như chúng tôi đã khuyến cáo trước đó, phương pháp này cần nhiều nỗ lực và nguồn lực tác động bởi kháng cự làm mạnh.

(còn tiếp)

Phân tích tình huống
Ms Trần Thị Hạnh Mai 
Trưởng R&D, Phòng R&D CÂU LẠC BỘ KIỂM SOÁT NỘI BỘ VICC 

----
Để học kiến thức cơ bản khởi đầu về KIỂM SOÁT NỘI BỘ, hãy đăng ký tham gia khóa chia sẻ sau:
KHÓA KIỂM SOÁT TỔ CHỨC LEVEL 1
Vào đường link sau để đăng ký tham dự:
Liên hệ:
+84 986 970 683 - 0903 160 838
---
Rất cám ơn Quý anh/chị đã đồng hành cùng VICC trên con đường cải tiến doanh nghiệp Việt
CÂU LẠC BỘ KIỂM SOÁT NỘI BỘ VICC
THE VICC INTERNAL CONTROL CLUB
Trụ sở: 72 Trương Công Định, P14, Q Tân Bình
Web: http://kiemsoat.weebly.com
Đăng ký tham gia sinh hoạt câu lạc bộ Kiểm Soát Nội Bộ VICC hoàn toàn miễn phí tại đường link sau:  http://goo.gl/forms/ypPj1PNTM5
Cần hợp tác và trao đổi về chuyên môn KIỂM SOÁT NỘI BỘ xin liên lạc:
CHỦ TỊCH CÂU LẠC BỘ
TRẦN THỊ HẠNH MAI
Điện thoại: +84 938 699 246
Facebook: https://www.facebook.com/tranthihanhmaivicc
Skype: tranthihanhmai
Blog (chia sẻ kinh nghiệm kiểm soát nội bộ): 
Blog (chia sẻ kiến thức kiểm soát nội bộ):    
Blog (hỏi đáp về kiểm soát nội bộ): 
Blog (các khóa chia sẻ kiểm soát nội bộ): 
Blog (chia sẻ kiểm soát mua hàng và chuỗi cung ứng): 
http://purchasingandsupplychaincontrolvicc.blogspot.com
Blog (chia sẻ kiểm soát nhân sự): 
Blog (chia sẻ kiểm soát cấu trúc tổ chức):
Blog (chia sẻ kiểm soát văn hóa tổ chức):
Blog (chia sẻ kiểm soát hoạch định):
Blog (học bổng kiểm soát):

KIỂM SOÁT TRỰC TIẾP THỰC THI PHƯƠNG ÁN CẢI TIẾN CÓ ĐÚNG KHÔNG?



KIỂM SOÁT TRỰC TIẾP THỰC THI PHƯƠNG ÁN CẢI TIẾN CÓ ĐÚNG KHÔNG?




Có anh Kiểm soát nội bộ chia sẻ, khi đưa ra ý kiến Cải tiến mà quản lý và công nhân viên không thực hiện, Kiểm soát nội bộ “nhảy” vào thực hiện luôn và “dẹp họ qua một bên”. Với tình huống này thì mình thấy anh khá là nhiệt tình, nhưng nhiệm vụ của Kiểm soát nội bộ là độc lập khách quan nhìn nhận và đưa ra giải pháp cải tiến, còn thực hiện phương án Cải tiến là việc của Giám đốc tác nghiệp – COO, hoặc nếu công ty không có COO thì các quản lý sẽ thực thi. Nếu Kiểm soát nội bộ làm nhiệm vụ của người khác trong trường hợp này thì có thể giải quyết tình huống tạm thời trước mắt, nhưng lâu dài thì không ổn vì Kiểm soát nội bộ không thể làm thay họ mãi. Về bản chất hành động đó của Kiểm soát nội bộ chỉ tác động trong chốc lát và mang tính giải quyết sự vụ. Nó không chỉ phá vỡ phân công nhiệm vụ và quy trình làm việc của tổ chức trước đó. Mà nó còn gây mất niềm tin trong tổ chức bởi các quản lý họ sẽ đặt câu hỏi “quản lý cấp cao không tin tưởng vào khả năng của mình hay sao?”. Hơn nữa họ còn luôn mang tâm lý nghi ngờ rằng quản lý cấp cao không còn tin mình nữa. Từ đó sẽ gây hiệu ứng ngược rằng động lực làm việc của các quản lý giảm. Và kết quả trầm trọng có thể là sẽ tạo ra xung đột mạnh mẽ giữa Kiểm soát nội bộ và mọi người trong tổ chức. Xung đột này có thể là lộ ra nhưng cũng có thể là ngấm ngầm. Do đó tổ chức có thể bị tổn thương trong khi đạt mục tiêu dài hạn, rủi ro thì hệ thống tổ chức có thể bẻ gãy hoặc chia tách.

Chính vì thế chúng tôi khuyến cáo rằng các Kiểm soát nội bộ nên tạo được sự đồng thuận trong tổ chức. Làm thế nào để đạt được sự đồng thuận thì ngoài kiến thức, Kiểm soát cũng cần có kỹ năng giao tiếp và kỹ năng thuyết phục. Lãnh đạo người khác là không dễ dàng.



Phân tích tình huống
Ms Trần Thị Hạnh Mai 
Trưởng R&D, Phòng R&D CÂU LẠC BỘ KIỂM SOÁT NỘI BỘ VICC

----
Để học kiến thức cơ bản khởi đầu về KIỂM SOÁT NỘI BỘ, hãy đăng ký tham gia khóa chia sẻ sau:
KHÓA KIỂM SOÁT TỔ CHỨC LEVEL 1
Vào đường link sau để đăng ký tham dự:
Liên hệ:
+84 986 970 683 - 0903 160 838
---
Rất cám ơn Quý anh/chị đã đồng hành cùng VICC trên con đường cải tiến doanh nghiệp Việt
CÂU LẠC BỘ KIỂM SOÁT NỘI BỘ VICC
THE VICC INTERNAL CONTROL CLUB
Trụ sở: 72 Trương Công Định, P14, Q Tân Bình
Web: http://kiemsoat.weebly.com
Đăng ký tham gia sinh hoạt câu lạc bộ Kiểm Soát Nội Bộ VICC hoàn toàn miễn phí tại đường link sau:  http://goo.gl/forms/ypPj1PNTM5
Cần hợp tác và trao đổi về chuyên môn KIỂM SOÁT NỘI BỘ xin liên lạc:
CHỦ TỊCH CÂU LẠC BỘ
TRẦN THỊ HẠNH MAI
Điện thoại: +84 938 699 246
Facebook: https://www.facebook.com/tranthihanhmaivicc
Skype: tranthihanhmai
Blog (chia sẻ kinh nghiệm kiểm soát nội bộ): 
Blog (chia sẻ kiến thức kiểm soát nội bộ):    
Blog (hỏi đáp về kiểm soát nội bộ): 
Blog (các khóa chia sẻ kiểm soát nội bộ): 
Blog (chia sẻ kiểm soát mua hàng và chuỗi cung ứng): 
http://purchasingandsupplychaincontrolvicc.blogspot.com
Blog (chia sẻ kiểm soát nhân sự): 
Blog (chia sẻ kiểm soát cấu trúc tổ chức):
Blog (chia sẻ kiểm soát văn hóa tổ chức):
Blog (chia sẻ kiểm soát hoạch định):
Blog (học bổng kiểm soát):