KIỂM SOÁT NỘI BỘ VICC

Thứ Năm, 10 tháng 12, 2015

ĐỐI PHÓ VỚI KHÁNG CỰ TỪ MÔI TRƯỜNG KIỂM SOÁT

THÀNH VIÊN VICC TRAO ĐỔI:

Trong khi làm kiểm soát nội bộ lung túng không biết bằng cách nào có thể hối thúc người ta cung cấp số liệu để kịp thời phân tích: thấy các bộ phận phòng ban khác không hợp tác, đôi khi không đưa số liệu hay báo cáo, có cung cấp cho chị thì cũng rất chậm. Họ lấy lý do bận công việc hàng ngày nên không cung cấp kịp thời.

KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRẢ LỜI:

Sau đây mình xin phân tích kỹ tình huống của bạn ở 2 góc độ như sau

A. XÉT VỀ KIỂM SOÁT TỔ CHỨC

Trong 2 loại kiểm soát có “Kiểm soát dò tìm” và “Kiểm soát ngăn ngừa”. Trên thế giới “Kiểm soát ngăn ngừa” được ưa thích hơn là bởi vì ngăn ngừa trước rủi ro yếu điểm trước khi nó xảy ra thì doanh nghiệp đỡ bị thiệt hại nguồn lực.

Nhưng không hiểu sao các bác quản lý nhà ta việc đầu tiên là dùng “Kiểm soát dò tim”, nghĩa là kiểm tra, giám sát xem có sai sót, bỏ quên, trình bày sai, gian lận hay không? Khi bạn đưa ra chứng cứ chứng tỏ người ta vi phạm thì vì tâm lý lo sợ (bởi chẳng ai có thể làm đúng hoàn toàn) nên họ kháng cự với KIỂM SOÁT là điều bình thường. Mức độ nhẹ là từ chối cung cấp thông tin, nặng hơn chút nữa là xung đột như cãi nhau, xô xát, nặng hơn nữa thì dọa nạt, uy hiếp, đánh người…vv Những tình huống đó trong khi đi làm kiểm soát nội bộ mình gặp thường xuyên. Thậm chí họ còn xúi giục biểu tình, chống đối toàn công ty ấy chứ. 3 năm kinh nghiệm khiến mình thận trọng hơn khi tiếp xúc với phương pháp “kiểm soát dò tìm” này. Với những bạn mới vào nghề kiểm soát hay là mới xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ, mình khuyên nên làm “kiểm soát ngăn ngừa” trước. Nghĩa là chúng ta tập trung thiết lập các cơ chế kiểm soát tốt, cộng với việc ngăn ngừa các yếu điểm rủi ro trên quy trình, thủ tục, chính sách của công ty hơn là thay vì chú trọng vào việc dò tìm chúng.

B. XÉT THEO KHUNG CHUẨN QUỐC TẾ COSO

Việc không hợp tác của các phòng ban khác với kiểm soát nội bộ là biểu hiện của môi trường kiểm soát chưa tốt. Mình xin phân tích một vài yếu tổ thuộc môi trường kiểm soát đang ảnh hưởng đến công việc của bạn như sau:

1. Chỉ có giám đốc tài chính (là sếp trực tiếp của bạn) hiểu tầm quan trọng của kiểm soát nội bộ thôi thì chưa đủ. Hệ thống kiểm soát tổ chức phải được hậu thuẫn và hòa hợp bởi Ban giám đốc. Điều này là quan trọng hàng đầu. Với những động thái bạn miêu tả thì mình hiểu Ban giám đốc mới chỉ ấn tượng và cho áp dụng thử, họ đang trong tâm thế như tò mò với một hệ thống quản lý mới áp dụng vào công ty, như là “để xem sao” chứ chưa có một quyết tâm hay mục tiêu cụ thể cho việc kiểm soát. Mục tiêu cụ thể ví dụ như: giảm bao nhiêu % chi phí từ việc giảm bao nhiêu % sai sót, tránh bao nhiêu % gian lận. Nếu ban giám đốc đề cao vai trò của kiểm soát nội bộ thì kiểm soát nội bộ mới chính thức được trao quyền. Bạn nên nhớ rằng ở nước ngoài họ rất thận trọng khi áp dụng một hệ thống mới vào công ty, còn ở Việt Nam ta thường thấy hay là áp dụng ngay mà chưa nghiên cứu kỹ dẫn đến đối kháng từ người lao động là điều dễ hiểu.

2. Rõ ràng là ở đây nguồn lực tổ chức của bạn chưa có sẵn sàng cho chương trình kiểm soát nội bộ. Biểu hiện ở đây là bạn chỉ được học khái niệm về khung kiểm soát COSO mà chưa có công cụ và kỹ thuật kiểm soát. Thêm vào nữa là khi áp dụng kiểm soát nội bộ vào tổ chức nghĩa là lúc này bắt đầu có thay đỏi, việc gián đoạn trong sản xuất kinh doanh là một yếu tố tất yếu sẽ xảy ra bởi sẽ cần thời gian để người lao động làm quen và họ kháng cự là biểu hiện bình thường của việc thay đổi tổ chức. Việc kiểm soát nội bộ là làm giảm thiểu gián đoạn và kháng cự đó. Cái này là kỹ năng của kiểm soát nội bộ phải học. Cái này cũng cần thời gian chứ không thể nôn nóng được. Một lộ trình kiểm soát nội bộ là cần thiết

3. Bạn phải quan sát và nhận định xem văn hóa công ty có đề cao tính liêm chính và đạo đức hay không? bởi nếu người lao động họ tự giác thì lượng công việc mà phải kiểm tra giám sát trực tiếp sẽ ít hơn và họ cũng ít kháng cự với thay đổi hơn

4. Do kiểm soát nội bộ chỉ được hiểu và nói miệng với nhau mà chưa thể hiện trên sơ đồ tổ chức quản lý rõ ràng. Qua mô tả mình được hiểu là chưa tổ chức đúng với Luật doanh nghiệp năm 2014 đó là công ty bạn chưa có Ban kiểm soát mà chỉ có Phòng kiểm soát trực thuộc Giám đốc tài chính (CFO). Bạn có thể đọc tham khảo Ban kiểm soát nằm ở đâu trong cơ cấu tổ chức ở đường link sau:
http://hoidapkiemsoatnoibovicc.blogspot.com/2015/12/kiem-soat-noi-bo-nam-o-au-trong-co-cau.html

5. Tuy đã được ủy quyền và phê chuẩn từ quản lý cấp cao nhưng những quy trình, thủ tục kiểm soát nội bộ chưa có thì cũng gây khó khăn cho kiểm soát nội bộ. Mà hơn nữa chính những quy trình và thủ tục kiểm soát nội bộ phải được “chỉ dẫn các hoạt động kiểm soát” thì bạn mới biết làm. Đằng này bạn làm theo kinh nghiệm nên cũng có thể là bạn kiểm soát không đúng cách dẫn đến người lao động sẽ kháng cự.

6. Ban giám đốc chưa đưa ra được chiến lược kiểm soát nội bộ cũng là một rào cản và là nguyên nhân của kháng cự.

7. Và cuối cùng là những nguyên tắc và mục tiêu về kiểm soát nội bộ chưa được đưa ra rõ ràng. Theo Khung chuẩn quốc tế về Kiểm soát nội bộ COSO thì mục tiêu kiểm soát bao gồm:

o Tuân thủ luật và quy định

o Tuân thủ chính sách và quy trình của công ty

o Tuân thủ với các điều khoản và điều kiện trong hợp đồng.

o Phê chuẩn, cấp phép

o Kiểm soát nội bộ qua báo cáo tài chính:

§ Ghi chép và phản ảnh nợ phải trả

§ Ghi chép và phản ánh nợ phải thu.

§ Ghi chép các giao dịch.

§ Tính liên tục (disclosed)

§ Xem xét báo cáo hoạt động và báo cáo tài chính.

§ Tính liêm chính.

o Độ chính xác

o Tính đầy đủ

o Đúng lúc, hợp lý về mặt thời gian

§ Phân chia nhiệm vụ

§ Bảo vệ tài sản (quản lý tài sản)

----

Người trả lời (10/12/2015):

Ms Trần Thị Hạnh Mai, Trưởng Ban R&D, VICC

Kiểm soát nội bộ, CFA

(Vui lòng ghi rõ nguồn của VICC)

---

Rất cám ơn Quý anh/chị đã đồng hành cùng VICC trên con đường cải tiến doanh nghiệp Việt

CÂU LẠC BỘ KIỂM SOÁT NỘI BỘ VICC

THE VICC INTERNAL CONTROL CLUB

Trụ sở: 72 Trương Công Định, P14, Q Tân Bình

Đăng ký tham gia sinh hoạt câu lạc bộ Kiểm Soát Nội Bộ VICC hoàn toàn miễn phí tại đường link sau: http://goo.gl/forms/ypPj1PNTM5

Đăng ký học khóa chia sẻ KIỂM SOÁT NỘI BỘ LEVEL 1:

http://goo.gl/forms/YfI4R96dCM

Sinh viên đăng ký thi học bổng KIỂM SOÁT NỘI BỘ LEVEL 1:http://goo.gl/forms/czciygGD6h

Cần hợp tác và trao đổi về chuyên môn KIỂM SOÁT NỘI BỘ xin liên lạc:

CHỦ TỊCH CÂU LẠC BỘ

TRẦN THỊ HẠNH MAI

Điện thoại: +84 938 699 246

Thư điện tử: internalcontrolvietnam@gmail.com

Facebook: https://www.facebook.com/tranthihanhmaivicc

Blog chia sẻ kinh nghiệm kiểm soát nội bộ:

http://kiemsoatnoibovicc.blogspot.com

Blog chia sẻ kiến thức kiểm soát nội bộ:

http://internalcontrolvicc.blogspot.com

Blog hỏi đáp về kiểm soát nội bộ:

http://hoidapkiemsoatnoibovicc.blogspot.com

Thứ Hai, 23 tháng 11, 2015

ÁP DỤNG KIỂM SOÁT THAY ĐỔI TRONG XỬ LÝ GIAN LẬN

ÁP DỤNG KIỂM SOÁT THAY ĐỔI TRONG XỬ LÝ GIAN LẬN
3 năm mình đi theo hướng KIỂM SOÁT DÒ TÌM: nghĩa là dò tìm ra những gian lận. Tìm ra gian lận đã khó, xử lý nó còn mệt mỏi hơn. Nhiều khi mình phát hiện ra gian lận nhưng cấp trên cũng không xử lý ngay, mới đầu mình tưởng cấp trên cố tình "ém" chuyện. Nhưng nghiên cứu sâu và được giải thích mới hiểu: khi xử lý gian lận không tốt nó sẽ tạo ra xung đột, chia rẽ nội bộ và rối loạn tổ chức, đôi khi hệ thống bị phá vỡ. Cách này rất nguy hiểm.
Vì vậy phương pháp được ưu thích hơn là KIỂM SOÁT NGĂN NGỪA: nghĩa là ngăn ngừa không cho gian lận xảy ra. Cách này đòi hỏi quản lý phải có tri thức để ngăn chặn không cho gian lận xảy ra.
Ví dụ: chất lượng giáo dục có vấn đề nghĩa là ở phương pháp dạy học và thi cử.
- Nếu đi theo hướng KIỂM SOÁT NGĂN NGỪA: nghĩa là có thể thay đổi bằng nâng cao chất lượng đào tạo của giáo viên và xây dựng ý thức tự giác hứng thú của người học trước. Sau đó mới giám sát chặt chẽ thi cử.
- Nếu đi theo hướng KIỂM SOÁT DÒ TÌM: là giám sát chặt chẽ việc dạy học và thi cử, phát hiện và xử lý gian lận trong thi cử

Sau đây phân tích tình huống thầy Đỗ Việt Khoa trong việc chống tiêu cực trong ngành giáo dục đào tạo:
http://vietnamnet.vn/vn/giao-duc/274668/-nguoi-hung--giao-duc-do-viet-khoa-sau-10-nam.html
Mình đánh giá cao thái độ của thầy Đỗ Việt Khoa trong việc chống tiêu cực của ngành giáo dục đào tạo. Nhưng đứng về phía KIỂM SOÁT TỔ CHỨC thì cách làm của thầy chưa phù hợp:
- Thứ nhất : khi gian lận đã trở thành hệ thống thì việc một cá nhân chống lại là điều không tưởng. Khi được lãnh đạo cấp cao chỉ đạo và hậu thuẫn mà làm đã khó, huống chi là làm một mình.
- Thứ hai: cách thầy đi tìm chứng cứ gian lận chính là "giám sát trực tiếp": nghĩa là bắt ép học sinh, sinh viên và giáo viên thực hiện. Phương pháp giám sát trực tiếp này xu hướng trên thế giới không khuyến khích, nhiều khi loại này lại là rào cản và KIỂM SOÁT NỘI BỘ phải tiến hành cắt giảm nó. Nhiều công ty đa quốc gia trong việc thay đổi tổ chức đã cắt giảm tầng giám sát trực tiếp.
- Thứ ba: cách thầy làm là tạo ra một phong trào trong giáo dục đào tạo chính là thay đổi cách mạng. Thay đổi cách mạng có cơ hội thành công khi đó là áp lực về thay đổi từ môi trường bên ngoài (như thay đổi công nghệ, từ đối thủ cạnh tranh, từ cơ quan chức năng...), hoặc một thảm họa do quản lý yếu kém mà buộc tổ chức phải thay đổi để thích ứng. Nghĩa là môi trường bên ngoài tác động đến quản lý cấp cao, hoặc quản lý cấp cao chủ động thay đổi. Nếu thầy Khoa mà làm lãnh đạo Bộ giáo dục thì mới có thể làm được cách này. Còn chỉ là một giáo viên đơn lẻ thì rất khó.
- Thứ 4: thay đổi tổ chức cần thời gian dài, không thể nôn nóng và có lộ trình.
- Thứ 5: thay đổi tổ chức phải đạt được sự đồng thuận của toàn bộ tổ chức chứ không thể làm được từ một cá nhân.

Vì chỉ làm xuất phát từ cái tâm mà không có tri thức về THAY ĐỔI TỔ CHỨC hay quyết tâm thì tác động không lớn. Theo mình với vị trí của thầy thì nên nghĩ phương án thay đổi dạy và học, tự mình có phương pháp dạy học tốt trước đã rồi chia sẻ rộng rãi cho đồng nghiệp. Mô hình trường thầy làm tốt rồi mới triển khai lan rộng. Khi phương pháp đào tạo tốt rồi thì hãy nghĩ đến giám sát đầu vào hay đầu ra.
Còn về phía Bộ giáo dục đào tạo nên lắng nghe ý kiến phản hồi của giáo viên, để từ đó điều chỉnh từ từ chính sách và quy trình...
Cách đó tránh được xung đột, rủi ro trong ngành giáo dục đào tạo.

Khi KIỂM SOÁT NỘI BỘ vào cuộc thì không có ai đơn độc trong CẢI TIẾN TỔ CHỨC cả. Có điều làm như thế nào thì cần có kiến thức về KIỂM SOÁT TỔ CHỨC và THAY ĐỔI TỔ CHỨC.
Đọc lý thuyết về KIỂM SOÁT THAY ĐỔI TỔ CHỨC tại đường link sau:
http://internalcontrolvicc.blogspot.com/2015/11/thay-oi-tien-hoa-va-thay-oi-cach-mang.html

Thứ Năm, 13 tháng 8, 2015

QUẢN LÝ THEO HÀNG NGANG – QUẢN LÝ THEO QUY TRÌNH

QUẢN LÝ THEO HÀNG NGANG – QUẢN LÝ THEO QUY TRÌNH

Vì là thư ký phòng mua hàng nên mình có điều kiện tiếp xúc với toàn bộ hồ sơ tài liệu của phòng. Là nhân viên mới vào, mình thấy lộn xộn mình sắp xếp cho gọn gàng lại. Phải mất 2 tuần bơi trong mớ hỗn độn để đặt chúng theo trình tự ngày tháng và nội dung công việc vào mỗi tệp riêng.

Tình cờ có một loại duy nhất mình mà mình không biết để chúng vào với tệp văn bản nào. Tiêu đề của nó là QUY TRÌNH. Thật sự là trước đó có làm việc cho tập đoàn nổi tiếng VN và cũng đình đám trên sàn giao dịch chứng khoán, cũng chưa gặp cái giống tiêu đề như này. Rồi mình đọc chi tiết, ồ, nhớ ra rồi, trong tài liệu ISO bạn bè gửi cho thì có từ này, nhưng đọc ISO chỉ là tham khảo nên cũng không nhớ chi tiết nó vì có dùng đến đâu vì mình vốn là dân kinh doanh. Mà sao nội dung nó ghi thì hình như QUY TRÌNH là các bước để thực hiện công việc của phòng mua hàng.

Mình bắt đầu quan sát công việc hàng ngày của nhân viên trong phòng mua hàng so với chỉ dẫn trong quy trình. Có một câu hỏi đặt ra là sao có lúc họ thực hiện đúng, có lúc họ không thực hiện đúng như trong quy trình. Trong quy trình yêu cầu 5 biểu mẫu: đề nghị mua hàng, báo giá của nhà cung cấp, hợp đồng, tạm ứng mua hàng, phiếu nhập kho, phiếu chi

Tại sao trong hồ sơ lưu không đầy đủ 5 biểu mẫu trên?

THẮC MẮC 1: Phiếu nhập kho biến đi đâu?

Trong quy trình ghi phải có phiếu nhập kho tại nhà máy sản xuất thì mới thanh toán tiền cho nhà cung cấp, mà sao tập hồ sơ này không có phiếu nhập kho mà đã có phiếu chi tiền?

THẮC MẮC 2: Giấy đề nghị mua hàng biến đi đâu?

Sao phiếu chi tiền này do kế toán lập, có phiếu nhập kho mua hàng từ nhà máy chuyển đến nhưng tại sao lại không có giấy đề nghị mua hàng của nhà máy sản xuất?

THẮC MẮC 3: Báo giá của nhà cung cấp ở chỗ nào?

Trong đề nghị mua bu- long chỉ có giấy đề nghị mua hàng, phiếu nhập kho, phiếu chi mà sao không có báo giá của nhà cung cấp.

Sau khi liên hệ đối chiếu văn bản chứng từ với phòng ban khác, mình đã có kết quả.

Ban đầu ngây thơ, mình còn cằn nhằn anh đồng nghiệp là sao lưu trữ không khoa học gì vậy? Đúng là để cho đàn ông lưu trữ như một ma trận…oài…Nhưng đằng sau nó lại là lý do khác. Họ đã cố tình lộn tung giấy tờ lưu trữ để không bị phát hiện.

THẮC MẮC 1: Phiếu nhập kho biến đi đâu?

Nó chẳng biến đi đâu cả, vì thật sự không có phiếu nhập kho. Phòng kế toán và phòng mua hàng đã lập đề nghị mua hàng giả, mạo chữ ký của phòng sản xuất. Kê khống nhu cầu mua hàng để cùng chia cho nhau số tiền gian lận trong phi vụ đó. Do cấp trên chỉ đọc báo cáo nhập kho trên excel mà không kiểm tra chi tiết từng phiếu nhập kho nên không biết vụ này. Kho hàng 6 tháng mới kiểm kê 1 lần thì lấy đâu số liệu mà so sánh giữa sổ sách và thực tế? mà có kiểm kho thì các ông kiểm kho cũng bàn nhau hợp thức hóa số liệu để cùng “chung chi”

THẮC MẮC 2: Giấy đề nghị mua hàng biến đi đâu?

Nó không bị thất lạc đi đâu cả mà bởi vì khi chi tiền, kế toán đã dùng một đơn mua hàng cũ đã chi tiền rồi, đi phô tô, kẹp vào phiếu chi tiền và thế là họ đã hô biến kê lên một khoản mua hàng giả để cùng chia nhau tiền “đút túi riêng”. Do phiếu mua hàng không có mã số nên không thể phân biệt được 2 cái giống nhau, ngày tháng bị che đi điền ngày tháng mới. Vì trong quy trình thanh toán của phòng kế toán không yêu cầu giấy đề nghị mua hàng là gốc mới được chi tiền.

THẮC MẮC 3: Báo giá của nhà cung cấp ở chỗ nào?

Bởi vì báo giá của nhà cung cấp là 16.000đ/cái, mà phiếu chi là 18.000đ/cái. Nghĩa là phòng mua hàng đã kê giá 2.000đ/cái để gian lận vài triệu tiền kê giá. Vì vậy họ đã báo miệng cho phòng kế toán mà không kẹp báo giá khi thanh toán tiền. Trong quy trình yêu cầu chỉ cần có phiếu nhập kho là kế toán chi tiền mà có yêu cầu kèm báo giá đâu?

Sau một loại phát hiện sai sót và gian lận, trong quy trình đã thay đổi là yêu cầu đầy đủ 5 biểu mẫu của quy trình mới được thanh toán tiền cho nhà cung cấp. Chỉ cần 1 cải tiến nhỏ là làm việc theo quy trình mà đã giảm được tới 20% chi phí.

Vậy là đã rõ rồi. Làm việc theo quy trình tránh được gian lận, thất thoát . Trước giờ quản lý của ta chỉ quen quản lý theo hàng dọc tức là từ cấp trên xuống cấp dưới mà xao nhãng hoặc chưa trú trọng tới quản lý theo hàng ngang – tức là theo quy trình làm việc.

Bạn có muốn biết thiết kế một quy trình như nào cho hiệu quả?

Xin mời bạn tham dự họp mặt với CÂU LẠC BỘ KIỂM SOÁT NỘI BỘ VICC để cùng tìm hiểu

- Chủ đề: THIÊT LẬP QUY TRÌNH LÀM VIỆC

- Đăng ký tại đường link sau đây:

http://goo.gl/forms/B4ep3cm6iX

---

Rất cám ơn Quý anh/chị đã đồng hành cùng VICC trên con đường cải tiến doanh nghiệp Việt

CÂU LẠC BỘ KIỂM SOÁT NỘI BỘ VICC

THE VICC INTERNAL CONTROL CLUB

Trụ sở: 72 Trương Công Định, P14, Q Tân Bình

Đăng ký tham gia sinh hoạt câu lạc bộ Kiểm Soát Nội Bộ Việt Nam (VICC) và tìm hiểu về thêm thông tin về câu lạc bộ vui lòng liên hệ:

THƯ KÝ CÂU LẠC BỘ

Thư điện tử : viccthukysukien04@gmail.com

Cần biểu mẫu các loại qui trình hay tài liệu về kiểm soát nội bộ theo chuẩn quốc tế hoặc muốn hợp tác và trao đổi về chuyên môn KIỂM SOÁT NỘI BỘ xin liên lạc:

TRẦN THỊ HẠNH MAI

CHỦ TỊCH CÂU LẠC BỘ

Điện thoại: +84 938 699 246

Thư điện tử: internalcontrolvietnam@gmail.com

Blog chia sẻ kinh nghiệm kiểm soát nội bộ:

http://kiemsoatnoibovicc.blogspot.com

Blog chia sẻ kiến thức kiểm soát nội bộ:

http://internalcontrolvicc.blogspot.com

Blog hỏi đáp về kiểm soát nội bộ:

http://hoidapkiemsoatnoibovicc.blogspot.com

Thứ Tư, 12 tháng 8, 2015

Thời gian và cuộc chiến quan liêu giữa các phòng ban trong tổ chức.

KIỂM SOÁT QUY TRÌNH LÀM VIỆC!

Thời gian và cuộc chiến quan liêu giữa các phòng ban trong tổ chức.

----

Nhân viên thì cứ xì xào rằng chẳng thấy cô kia làm gì cả, nó đúng là COCC có khác, làm việc như đi dạo chơi...kaka...Họ đã không hiểu được công việc của tôi là tìm hiểu nguyên nhân:

Tại sao các đơn mua hàng luôn giao chậm 2 tuần?

Lý do là đâu?

Họ giải trình thế này:

Phòng sản xuất đổ cho phòng mua hàng mua chậm, phòng mua hàng đổ cho phòng sản xuất đề nghị mua hàng gấp nên họ không có nhiều thời gian cho việc chuẩn bị và quay lại đổ cho phòng kế toán chậm chuyển tiền. Phòng kế toán đổ cho sếp đi công tác không ký được lệnh chi…Một mớ hỗn độn, sếp nghe xong tưởng lỗi của mình và bỏ qua.

Và KIỂM SOÁT NỘI BỘ VÀO CUỘC

Thế là ban ngày mình đến công ty chỉ là QUAN SÁT, những công việc phân tích số liệu và thống kê để dành ngoài giờ làm việc.

Tôi đã ghi chép và thống kê trên excel LỊCH TRÌNH ĐƯỜNG ĐI trên mỗi TRẠM DỪNG CHÂN của tài liệu ở các phòng ban dựa trên ngày tháng ký duyệt

1 tháng sau trên số liệu phân tích tôi thấy có điểm nghi ngờ rất lớn?

- Tại sao 80% các văn bản phê duyệt lại không đề ngày tháng?

- Tại sao giao hàng luôn chậm 2 tuần mà đánh giá các nhân viên cho phòng mua hàng vẫn tốt và được thưởng?

Phân tích trên 20% tài liệu còn lại cho thấy:

TRẠM 1:

Tại sao phải mất những 5 ngày cho việc chuyển ĐỀ NGHỊ MUA HÀNG từ dự án về trụ sở?

Tôi lướt xuống bàn thư ký, ngày nào cũng có những anh mang tài liệu hoặc giấy tờ của dự án lên để trên bàn của cô thư ký công ty, rồi cô ta phân cho các phòng ban, nếu cô ta bận đi công chứng giấy tờ thì anh ta sẽ phải ngồi đợi cả buổi, giao xong rồi ngồi đợi người có thẩm quyền xét duyệt đóng dâu rồi mang về. Tôi vờ xuống đề nghị thư ký mua một số văn phòng phẩm và bắt chuyện thì biết anh ta vài ngày mới mang tài liệu đi một lần và tập hợp tất cả các bộ phận của dự án đi một thể cho tiện. Đây chính là mấu chốt của vấn đề VÀI NGÀY ANH TA MỚI ĐI 1 LẦN. (bảo sao mất 5 ngày tài liệu mới được chuyển đến)

Nghĩa là ngoài việc lãng phí thời gian chờ đợi thì lại mất thêm một khoản chi phí về lương trả cho một anh ĐƯA THƯ trong công ty.

TRẠM 2:

Mất 1 ngày tại cô thư ký tổng công ty để đóng dấu tiếp nhận văn bản.?

Tại sao các giấy tờ các phòng ban không chuyển thẳng trực tiếp cho nhau mà lại thông qua cô thư ký, nếu cô ta bận hoặc nghỉ hoặc quên thì tài liệu ùn tắc ở đây.

TRẠM 3:

Tại sao phải mất 2 ngày cô thư ký mua hàng mới thấy trưởng phòng mua hàng xét duyệt đề nghị mua hàng?

À, với 1 ngày tiếp nhận không quá 10 đơn hàng thì không phải lý do nhiều việc hay không đủ thời gian mà là QUAN LIÊU. Nếu các xét duyệt mua hàng muốn chuyển nhanh thì phải “chung chi” hoặc “nịnh” cô ta mới chuyển nhanh cho cấp trên xử lý.

TRẠM 4:

Tại sao việc mua hàng chỉ diễn ra trong 1 hoặc 2 ngày? là bởi vì trên ĐỀ NGHỊ MUA HÀNG của phòng sản xuất là cần sau 9 ngày nữa, nhưng phòng mua hàng nhận được đề nghị mua hàng đã là ngày thứ 7 thì chỉ còn 1 ngày để thực hiện mua và 1 ngày để giao hàng. Đây là một điều không tưởng để thực hiện.

Câu hỏi đặt ra ngoài việc chậm trong quá trình VẬN CHUYỂN TÀI LIỆU xét duyệt đề nghị mua hàng, thì tại sao phòng sản xuất không đề nghị sớm hơn mà mãi sát nút mới đề nghị?

Khi phòng mua hàng không còn kịp thời gian để mua hàng thì Phòng sản xuất đã gửi sẵn danh sách nhà cung cấp cho phòng mua hàng qua “cửa sau” để họ khỏi phải tìm kiếm chi cho mệt, lựa chọn trong những nhà cung cấp đó xong rồi họ “chung chi” hoa hồng 5% từ nhà cung cấp trích cho. Vấn đề ở chỗ phân chia 5% này như thế nào cho hợp lý là một cuộc chiến giữa các phòng ban vì kế toán cũng muốn có phần của mình trong con số 5% béo bở đó. Nên họ cố tình chậm chuyển tiền cho nhà cung cấp lấy lý do chi cho khoản khác phải trả nợ, tiền không chuyển thì hàng không giao…vvv Và rồi hàng bị giao chậm thường xuyên sau 2 tuần.

Quay lại TRẠM 2 với câu hỏi tại sao cần cô thư ký phòng mua hàng? Sao ông trưởng phòng mua hàng không tiếp nhận trực tiếp các văn bản tài liệu và phêt duyệt luôn. À cô thư ký là người trung gian đứng giữa dàn xếp vấn đề phân chia hoa hồng giữa các phòng ban vì cô ta là người nhà của sếp.

Và câu hỏi ban đầu tại sao 80% các văn bản tài liệu không ghi rõ ngày giờ ký duyệt vì sau khi nhà cung cấp giao hàng rồi họ mới ghi ngày tháng trên đó theo ý muốn của họ để hợp thức hóa giấy tờ cho hợp lệ.

CẢI TIẾN CỦA KIỂM SOÁT NỘI BỘ:

Đây là cuộc chiến với tệ quan liêu:

1. Về thời gian

Với 53% thời gian thực hiện công việc là ở việc CHUYỂN TÀI LIỆU

giảm thời gian từ 10 ngày xuống còn 1 ngày. Giải pháp :

- Scan tài liệu gửi qua email

- Triển khai phần mềm lưu trữ văn bản, lợi ích là:

+ giảm chi phí giấy và mực in tài liệu

+ tiết kiệm 140 triệu chi phí lương: chi phí là 100 triệu cho phần mềm thay vì thuê 4 thư ký dự án trả lương cho họ 240 triệu 1 năm = 5x12x4.

+ giảm chi phí chậm tiến độ: ngoài ra chưa tính đến 4 cô này góp phần làm chậm tiến độ giao hàng ảnh hưởng đến tiến độ sản xuất.

2. Về ngăn chặn nhận hoa hồng

Với 26% thời gian thực hiện công việc kẹt ở phòng kế toán là do việc tranh giành lợi ích phân chia hoa hồng từ nhà cung cấp: làm thế nào để ngăn chặc việc cán bộ nhân viên nhận tiền từ nhà cung cấp? phương án là gì? Mời bạn đưa ra phương án

---

Rất cám ơn Quý anh/chị đã đồng hành cùng VICC trên con đường cải tiến doanh nghiệp Việt

CÂU LẠC BỘ KIỂM SOÁT NỘI BỘ VICC

THE VICC INTERNAL CONTROL CLUB

Trụ sở: 72 Trương Công Định, P14, Q Tân Bình

Đăng ký tham gia sinh hoạt câu lạc bộ Kiểm Soát Nội Bộ Việt Nam (VICC) và tìm hiểu về thêm thông tin về câu lạc bộ vui lòng liên hệ:

THƯ KÝ CÂU LẠC BỘ

Thư điện tử : viccthukysukien04@gmail.com

TRẦN THỊ HẠNH MAI

CHỦ TỊCH CÂU LẠC BỘ

Điện thoại: +84 938 699 246

Thư điện tử: internalcontrolvietnam@gmail.com